Manajemen proyek
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Indonesia merupakan negara berkembang dan berpotensi menjadi negara maju. Karena dengan sumberdaya alam yang melimpah dan sumberdaya manusia yang dari tahun ke tahun terus meningkat baik secara pendidikan dan secara jumlah populasi, dan hal tersebut menjadi faktor pendukung untuk menjadikan negara Indonesia menjadi negara maju dengan mengkolaborasikan potensi-potensi yang dimiliki dan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi sebagai pendukungnya.
Untuk menjadikan negara Indonesia menjadi negara maju salah satu langkah yang dilakukan pemerintah terutama dalam meningkatkan pertumbuhan ekonomi, yaitu dengan cara membangun infrastruktur baik berupa kantor-kantor yang menjadi regulasi dan jalan-jalan untuk mengefisienkan pertukaran barang dan jasa, ataupun untuk pengambilan bahan baku bagi suatu badan usaha agar lebih efisien.
Dalam pembangunan infrastrutur. Pemerintah tentunya memberikan kewenangan ke badan-badan yang berwenang untuk mengelola proyek-proyek yang direncanakan dalam jangka pendek dan jangka panjang. Akan tetapi seringkali dalam perencanaan tersebut ada hambatan-hambatan yang muncul seperti dalam tipe manajemen proyek itu sendiri, yang selalu bertolak belakang dengan kenyataan dilapangan. Kenyataan dilapangan banyak sekali kepentingan yang selalu mencari untung dibalik proyek itu sendiri. Baik dengan mengurangi kualitas bahan, kuantitasnya, dan bahkan perhitungan penyelesaian proyeknya. Sehingga dari anggaran yang telah direncanakan akan menyisihkan sebagian yang menjadi keuntungan bagi kelompok-kelompok didalamnya.
Dampak yang di timbulkan dari permasalahan tersebut akan menimbulkan infrastuktur yang dihasilkan akan bertahan kurang lama, sehingga membutuhkan perbaikan-perbaikan jangka pendek. Contoh kasus seperti jalan raya Ciamis-Banjar yang baru satu tahun perbaikan sudah rusak dan membutuhkan perbaikan lagi. Dari latar belakang tersebut maka mendorong penulis untuk membahas permasalahan-permasalahan tersebut, seperti yang tercantum di rumusan masalah di bawah ini.
B. Rumusan Masalah
Adapun yang menjadi rumusan masalah yang akan di bahas yakni :
1. Apakah Manajemen Proyek itu ?
2. Apa Keuntungan Manajemen Proyek itu ?
3. Bagaimana Pengorganisasian Manajemen Proyek itu ?
4. Apa itu Kantor Proyek ?
5. Bagaimana cara Mengelola Proyek dengan Sukses ?
6. Apasaja Siklus Hidup Proyek itu ?
7. Apasaja Proses dalam Proyek itu ?
C. Tujuan
Makalah ini dibuat dengan tujuan untuk memenuhi salah satu tugas terstruktur dari mata kuliah Manajemen Proyek, selain itu juga makalah ini bertujuan untuk memberikan suatu pemaparan yang lebih jelas mengenai Dasar Manajemen Proyek.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi) , dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktivitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan "triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan.
Secara tradisional, manajemen proyek dilihat sebagai perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek untuk memenuhi tujuan proyek. walaupun deinisi ini benar, namun tidak mencakup komponen hubungan antara manusia dan evaluasi proyek. Project Management Insitute memberikan deinisi mengenai manajemen proyek sebagai berikut: “Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan,keahlian,alat,danteknikuntuk aktivitas proyek agar memenuhi harapan stakeholder”.
Manajemen proyek menggunakan alat dan teknik untuk mengelola proyek seperti perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek agar kebutuhan stakeholder dan proyek dapat bertemu. Banyak manajer proyek beranggapan bahwa metode apapun dapat digunakan untuk mengelola proyek. Metode dalam proses manajemen proyek untuk satu proyek sama dengan proyeklain,namun perlu dilakukan modiikasi sesuai ukuran proye ktersebut.
B. Keuntungan Manajemen Proyek
Dalam manajemen proyek kita banyak membicarakan tiga batasan yaitu lingkup proyek (project scope), biaya proyek (project budget), dan waktu proyek (project time). Hal ini berarti bahwa proyek harus dilengkapi dengan anggaraan yang dialokasikan untuk waktu yang tertentu dan harus memenuhi harapan stakeholder.
Sisi lingkup (scope) merepresentasikan kesepakatan proyek dan persyaratan atau kebutuhan. Sisi waktu merepresentasikan dfurasi proyek yang diperlukan. Sedangkan sisi biaya merepresentasikan total biaya proyek. Sumber daya mengacu pada orang-orang dan peralatan yang digunakan, dan kualitas mengacu pada kepuasan harapan klien. Pengelolaan proyek dengan memusatkan usaha agar tim proyek mempunyai motivasi yang besar untuk menyelesaikan proyek. Hal ini memberikan kesempatan bagi tim proyek untuk memusatkan perhatian pada proyek dan tidak terganggu oleh kegiatan lain disekitarnya. Hubungan antara stakeholder dengan tim proyek dilakukan secara konsisten, dan manajer proyek merupakan sumber informasi yang tersedia mengenai proyek dan semua yang ada didalamnya.
Alat dan teknik dari manajemen proyek telah dicoba dan diuji keberhasilannya dalam proyek. Sebagian besar dari alat dan teknik tersebut telah ada selama beberapa tahun, tetapi sulit menggunakannya tanpa bantuan komputer. Manajemen proyek memberikan banyak perangkat dalam suatu metodologi yang dapat digunakan dengan baik agar proyek berhasil.
Faktor untuk mengukur keberhasilan suatu proyek yaitu:
a. Tepat waktu
b. Sesuai anggaran
c. Apakah tujuan proyek terpenuhi
d. Apakah klien puas
e. Apakah tidak ada kerusakan pada tim atau hubungan mereka.
C. Pengorganisasian Manajemen Proyek
Organisasi tim proyek biasanya tergantung pada struktur dasar dari perusahaan yang melakukan proyek. Ada tiga macam struktur organisasi utama yang digunakan oleh perusahaan dewasa ini, yaitu :
a. Projectized Organization
Projectized organization (organisasi proyek) yang pertama ini mungkin merupakan organisasi proyek murni. Pada tipe ini manajer proyek mempunyai otoritas paling tinggi,dan semua pertanyaan mengenai proyek ditujukan kepadanya. Manajer proyek mempunyai kewenangan dalam pengambilan keputusan.
b. Functional Organization
Fungtional organization (organisasi fungsional) disebut juga traditional organization merupakan bentuk dominan dari orgainsasi dalam waktu ratusan tahun. Pengembangan “scientiic management” oleh Fredrick Taylor dan Henry Ford memberikan konsep dari tipe manajemen, dan masih digunakan sampai sekarang. Konsep organisasi ini adalah menempatkan orang pada pekerjaan yang dapat mereka kerjakan dengan baik, memberikan pelatihan memiliki kemampuan yang meningkat, dan mengorganisasi.
c. Matrix Organization
Matrix Organization (organisasi matriks) ditemukan pada tahun 1970-an, mengambil hal-hal yang baik dari projectized organization dan funnctional organization.
Dalam matrix organization,semuakaryawanmelaporpadamanajerfungsional,dan diorganisasi menurut keahlian masing-masing. Pada functional organization, terdapat beberapa pengecualian untuk mengorganisasi karyawan berdasarkan keahliannya. Contohnya, seorang ahli elektro dapat ditempatkan pada mechanical engineering, tetapi hal ini tidak terjadi pada matrix organization. Semua orang dengan keahlian yang sama memberikan laporan kepada manajer fungsional yang sama. Manajer fungsional bertanggung jawab untuk stafing dan directing pekerjaan yang diperlukan oleh karyawan. Manajer proyek memimpin bagian terbesar pekerjaan yang dikerjakan oleh karyawan.
D. Kantor Proyek
Kantor proyek (project ofice ) adalah bentuk yang muncul dan digunakan dalam beberapa tahun terakhir. Kantor proyek berbeda dengan kantor manajemen proyek (project management ofice). Kantor manajemen proyek adalah tempat di mana manajer proyek dan timproyekberada. Pelayanan yang biasa dibutuhkan untuk banyak proyek dapat diorganisasi ke dalam kantorproyek. Dengan kantor proyek, kebutuhan tim proyek seluruhnya lebih efisien. Contohnya, suatu mesin foto copydigunakan bersama-sama untuk banyak proyek dan ditempatkan pada kantor proyek sehingga lebih menghemat. Tetapi bagaimana dengan keputusan yang mengharuskan kantor proyek memproduksi jadwal proyek atau beberapa laporan dibuat secara berkala oleh tim proyek? Kantor proyek tidak mungkin memproduksi laporan tersebut yang dikeluarkan dengan penjadwalan.
E. Mengelola Proyek dengan Sukses
Jika kita membahas manajer proyek, maka yang terdapat dalam bayangan kita bahwa mereka adalah manajer bisnis kecil. Banyak karakteristik yang diperlukan supaya sukses dalam memimpin bisnis kecil seperti yang diperlukan sebagai manajer proyek. Dalam kenyataannya, banyak manajer proyek yang berasal dari disiplin ilmu teknik, di mana keahlian yang dimiliki bukan sebagai pekerja teknik,tetapi manajer teknik.
Pada saat ini, manajer proyek diharapkan memiliki pengetahuan di bidang keuangan, akuntansi, penjualan, pemasaran, rekayasa, riset dan pengembangan, perencanaan startejik dan operasional, karaktersitik organisasi, personalia, administrasi, memimpin hubungan kerja, motivasi, dan keahlian lainnya. Hal ini penting karena manajer proyek memimpin proyek seperti orang memimpin bisnis kecil. Tim proyek multi disiplin menjadi suatu entitas di dalamnya yang memusatkan perhatian pada kebutuhan proyek.
F. Siklus Hidup Proyek
Proyek dengan berbagai ukuran, besar atau kecil harus dikelola menggunakan metodologi manajemen proyek. Karena semua proyek unik, siklus hidup proyek (project life cycle) dapat digunakan sebagai pedoman. Dalam siklus proyek terdapat banyak kemiripan antara satu proyek dengan lainnya, dan semua proyek berlangsung melewati tahap-tahap serupa. Siklus hidup proyek ditentukan oleh awal dan akhir proyek dengan banyak kejadian penting didalamnya. Pada berbagai titik dalam siklus hidup proyek, proyek dapat dievaluasi kembali dan dibuat keputusan apakah proyek diteruskan atau tidak. Titik antara awal dan akhir proyek sangat bervariasi tergantung dari tipe bisnis dan proyek yang dikerjakan.
Selama siklus hidup proyek atau disebut juga process group terdapat beberapa pencapaian dari setiap tahap. Kelengkapan dari hasil yang dicapai membuat suatu “deliverable”, yaitu produk yang tangible dan dapat dilakukan veriikasi dari pekerjaan suatu proyek. Deliverable dapat berupa produk yang dapat dikirimkan ke luar proyek atau ke proyek lain yang diperlukannya. Jika produk dikirim ke proyek yang memerlukannya disebut internal deliverables.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa siklus proyek membantu masingmasing proyek menjadi fase atau tahapan, dan kemudian menentukan aktivitas yang ada dalam fase tersebut. Berikut adalah contoh beberapa siklus hidup proyek, yaitu:
a. Inisiasiproyek,perencanaan,konstruksi,peninjauan proyek
b. Konsep,desain,produksi,distribusi
c. Inisiasi,perencanaan, pengembangan, evaluasi
Pada fase inisiasi dari proyek, biaya dan tingkat staing rendah, karena hanya terdapat beberapa orang yang mempunyai peran kunci mencurahkan waktunya dalam proyek. Bahan baku yang dibeli sangat sedikit, dan keuangan yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak banyak. Banyak proyek mencapai tahap ini dan tidak dilanjutkan karena diketahui bahwa biaya untuk mengerjakan proyek tidak menguntungkan.
G. Proses dalam Proyek
Dalam Guide to the PMBOK, menurut PMI pendekatan manajemen sistem digunakan untuk proses manajemen proyek. Hal ini berarti bahwa manajemen proyek adalah suatu proses yang memiliki input, proses,dan output. Dalam manajemen proyek, suatu proses dapat merupakan proses lain yang berbeda. Proses tersebut adalah proses memulai, proses perencanaan, proses pelaksanaan, proses pengendalian, dan proses penyelesaian.
Pendekatan sistem manajemen manurut PMI terdiri dari lima proses yang disebut proses proyek seperti pada Gambar dibawah ini:
a. Memulaiproyek (initiation). Mencakup kegiatan kegiatan memulai proyek dan memulai fase-fase lain dalam proyek,
b. Perencanaan (planning). Aktivitas perencanaan mencakup penyusunan rencana proyek, struktur perincian kerja, dan jadwal.
c. Pelaksanaan (execution). Aktivitas pelaksanaan berupa aktivitas pelaksanaan kerja aktual. Dalam proyek konstruksi, aktivitas ini dapat berupa pembangunan fondasi, membangun dinding, dan lainnya.
d. Pengendalian (controlling). Pengendalian adalah mengukur dan memonitor pelaksanaan aktivitas dan membantu manajer proyek untuk mengevaluasi proyek.
e. Penyelesaian (closeout). Penyelesaian atau penutupan mencakup pengakhiran fase dan proyek, serta mengambil pelajaran penting yang bermanfaat untuk proyek dimasa depan.
Setiap proses dianggap sebagai sub proses dari proses lain yang lebih besar. Contohnya, pengetahuan menajemen biaya menitikberatkan pada initiation process, karena kita harus mempunyai perkiraan untuk proyek supaya dapat berpindah ke planning process. Pada planning process kita harus mengatahui biaya yang harus dikeluarkan untuk proyek. Pada execution process kita harus mengumpulkan data biaya yang nyata supaya dapat mengontrol proyek. Dalam closeout process, kita harus mendapatkan informasi untuk menutup biaya dan memperhitungkan semua pengeluaran proyek yang harus dibayar.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Proyek dengan berbagai ukuran, besar atau kecil harus dikelola menggunakan metodologi manajemen proyek. Karena semua proyek unik, siklus hidup proyek (project life cycle) dapat digunakan sebagai pedoman. Dalam siklus proyek terdapat banyak kemiripan antara satu proyek dengan lainnya, dan semua proyek berlangsung melewati tahap-tahap serupa untuk mecapai tujuan akhir yang direncanakan.
Dengan disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Sehingga perumusan, perencanaa, serta hasil dari yang di realisasikan harus di evaluasi seberapa jauh keberhasilan dan kekurangannya.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Indonesia merupakan negara berkembang dan berpotensi menjadi negara maju. Karena dengan sumberdaya alam yang melimpah dan sumberdaya manusia yang dari tahun ke tahun terus meningkat baik secara pendidikan dan secara jumlah populasi, dan hal tersebut menjadi faktor pendukung untuk menjadikan negara Indonesia menjadi negara maju dengan mengkolaborasikan potensi-potensi yang dimiliki dan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi sebagai pendukungnya.
Untuk menjadikan negara Indonesia menjadi negara maju salah satu langkah yang dilakukan pemerintah terutama dalam meningkatkan pertumbuhan ekonomi, yaitu dengan cara membangun infrastruktur baik berupa kantor-kantor yang menjadi regulasi dan jalan-jalan untuk mengefisienkan pertukaran barang dan jasa, ataupun untuk pengambilan bahan baku bagi suatu badan usaha agar lebih efisien.
Dalam pembangunan infrastrutur. Pemerintah tentunya memberikan kewenangan ke badan-badan yang berwenang untuk mengelola proyek-proyek yang direncanakan dalam jangka pendek dan jangka panjang. Akan tetapi seringkali dalam perencanaan tersebut ada hambatan-hambatan yang muncul seperti dalam tipe manajemen proyek itu sendiri, yang selalu bertolak belakang dengan kenyataan dilapangan. Kenyataan dilapangan banyak sekali kepentingan yang selalu mencari untung dibalik proyek itu sendiri. Baik dengan mengurangi kualitas bahan, kuantitasnya, dan bahkan perhitungan penyelesaian proyeknya. Sehingga dari anggaran yang telah direncanakan akan menyisihkan sebagian yang menjadi keuntungan bagi kelompok-kelompok didalamnya.
Dampak yang di timbulkan dari permasalahan tersebut akan menimbulkan infrastuktur yang dihasilkan akan bertahan kurang lama, sehingga membutuhkan perbaikan-perbaikan jangka pendek. Contoh kasus seperti jalan raya Ciamis-Banjar yang baru satu tahun perbaikan sudah rusak dan membutuhkan perbaikan lagi. Dari latar belakang tersebut maka mendorong penulis untuk membahas permasalahan-permasalahan tersebut, seperti yang tercantum di rumusan masalah di bawah ini.
B. Rumusan Masalah
Adapun yang menjadi rumusan masalah yang akan di bahas yakni :
1. Apakah Manajemen Proyek itu ?
2. Apa Keuntungan Manajemen Proyek itu ?
3. Bagaimana Pengorganisasian Manajemen Proyek itu ?
4. Apa itu Kantor Proyek ?
5. Bagaimana cara Mengelola Proyek dengan Sukses ?
6. Apasaja Siklus Hidup Proyek itu ?
7. Apasaja Proses dalam Proyek itu ?
C. Tujuan
Makalah ini dibuat dengan tujuan untuk memenuhi salah satu tugas terstruktur dari mata kuliah Manajemen Proyek, selain itu juga makalah ini bertujuan untuk memberikan suatu pemaparan yang lebih jelas mengenai Dasar Manajemen Proyek.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi) , dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktivitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik.
Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan "triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan.
Secara tradisional, manajemen proyek dilihat sebagai perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek untuk memenuhi tujuan proyek. walaupun deinisi ini benar, namun tidak mencakup komponen hubungan antara manusia dan evaluasi proyek. Project Management Insitute memberikan deinisi mengenai manajemen proyek sebagai berikut: “Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan,keahlian,alat,danteknikuntuk aktivitas proyek agar memenuhi harapan stakeholder”.
Manajemen proyek menggunakan alat dan teknik untuk mengelola proyek seperti perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek agar kebutuhan stakeholder dan proyek dapat bertemu. Banyak manajer proyek beranggapan bahwa metode apapun dapat digunakan untuk mengelola proyek. Metode dalam proses manajemen proyek untuk satu proyek sama dengan proyeklain,namun perlu dilakukan modiikasi sesuai ukuran proye ktersebut.
B. Keuntungan Manajemen Proyek
Dalam manajemen proyek kita banyak membicarakan tiga batasan yaitu lingkup proyek (project scope), biaya proyek (project budget), dan waktu proyek (project time). Hal ini berarti bahwa proyek harus dilengkapi dengan anggaraan yang dialokasikan untuk waktu yang tertentu dan harus memenuhi harapan stakeholder.
Sisi lingkup (scope) merepresentasikan kesepakatan proyek dan persyaratan atau kebutuhan. Sisi waktu merepresentasikan dfurasi proyek yang diperlukan. Sedangkan sisi biaya merepresentasikan total biaya proyek. Sumber daya mengacu pada orang-orang dan peralatan yang digunakan, dan kualitas mengacu pada kepuasan harapan klien. Pengelolaan proyek dengan memusatkan usaha agar tim proyek mempunyai motivasi yang besar untuk menyelesaikan proyek. Hal ini memberikan kesempatan bagi tim proyek untuk memusatkan perhatian pada proyek dan tidak terganggu oleh kegiatan lain disekitarnya. Hubungan antara stakeholder dengan tim proyek dilakukan secara konsisten, dan manajer proyek merupakan sumber informasi yang tersedia mengenai proyek dan semua yang ada didalamnya.
Alat dan teknik dari manajemen proyek telah dicoba dan diuji keberhasilannya dalam proyek. Sebagian besar dari alat dan teknik tersebut telah ada selama beberapa tahun, tetapi sulit menggunakannya tanpa bantuan komputer. Manajemen proyek memberikan banyak perangkat dalam suatu metodologi yang dapat digunakan dengan baik agar proyek berhasil.
Faktor untuk mengukur keberhasilan suatu proyek yaitu:
a. Tepat waktu
b. Sesuai anggaran
c. Apakah tujuan proyek terpenuhi
d. Apakah klien puas
e. Apakah tidak ada kerusakan pada tim atau hubungan mereka.
C. Pengorganisasian Manajemen Proyek
Organisasi tim proyek biasanya tergantung pada struktur dasar dari perusahaan yang melakukan proyek. Ada tiga macam struktur organisasi utama yang digunakan oleh perusahaan dewasa ini, yaitu :
a. Projectized Organization
Projectized organization (organisasi proyek) yang pertama ini mungkin merupakan organisasi proyek murni. Pada tipe ini manajer proyek mempunyai otoritas paling tinggi,dan semua pertanyaan mengenai proyek ditujukan kepadanya. Manajer proyek mempunyai kewenangan dalam pengambilan keputusan.
b. Functional Organization
Fungtional organization (organisasi fungsional) disebut juga traditional organization merupakan bentuk dominan dari orgainsasi dalam waktu ratusan tahun. Pengembangan “scientiic management” oleh Fredrick Taylor dan Henry Ford memberikan konsep dari tipe manajemen, dan masih digunakan sampai sekarang. Konsep organisasi ini adalah menempatkan orang pada pekerjaan yang dapat mereka kerjakan dengan baik, memberikan pelatihan memiliki kemampuan yang meningkat, dan mengorganisasi.
c. Matrix Organization
Matrix Organization (organisasi matriks) ditemukan pada tahun 1970-an, mengambil hal-hal yang baik dari projectized organization dan funnctional organization.
Dalam matrix organization,semuakaryawanmelaporpadamanajerfungsional,dan diorganisasi menurut keahlian masing-masing. Pada functional organization, terdapat beberapa pengecualian untuk mengorganisasi karyawan berdasarkan keahliannya. Contohnya, seorang ahli elektro dapat ditempatkan pada mechanical engineering, tetapi hal ini tidak terjadi pada matrix organization. Semua orang dengan keahlian yang sama memberikan laporan kepada manajer fungsional yang sama. Manajer fungsional bertanggung jawab untuk stafing dan directing pekerjaan yang diperlukan oleh karyawan. Manajer proyek memimpin bagian terbesar pekerjaan yang dikerjakan oleh karyawan.
D. Kantor Proyek
Kantor proyek (project ofice ) adalah bentuk yang muncul dan digunakan dalam beberapa tahun terakhir. Kantor proyek berbeda dengan kantor manajemen proyek (project management ofice). Kantor manajemen proyek adalah tempat di mana manajer proyek dan timproyekberada. Pelayanan yang biasa dibutuhkan untuk banyak proyek dapat diorganisasi ke dalam kantorproyek. Dengan kantor proyek, kebutuhan tim proyek seluruhnya lebih efisien. Contohnya, suatu mesin foto copydigunakan bersama-sama untuk banyak proyek dan ditempatkan pada kantor proyek sehingga lebih menghemat. Tetapi bagaimana dengan keputusan yang mengharuskan kantor proyek memproduksi jadwal proyek atau beberapa laporan dibuat secara berkala oleh tim proyek? Kantor proyek tidak mungkin memproduksi laporan tersebut yang dikeluarkan dengan penjadwalan.
E. Mengelola Proyek dengan Sukses
Jika kita membahas manajer proyek, maka yang terdapat dalam bayangan kita bahwa mereka adalah manajer bisnis kecil. Banyak karakteristik yang diperlukan supaya sukses dalam memimpin bisnis kecil seperti yang diperlukan sebagai manajer proyek. Dalam kenyataannya, banyak manajer proyek yang berasal dari disiplin ilmu teknik, di mana keahlian yang dimiliki bukan sebagai pekerja teknik,tetapi manajer teknik.
Pada saat ini, manajer proyek diharapkan memiliki pengetahuan di bidang keuangan, akuntansi, penjualan, pemasaran, rekayasa, riset dan pengembangan, perencanaan startejik dan operasional, karaktersitik organisasi, personalia, administrasi, memimpin hubungan kerja, motivasi, dan keahlian lainnya. Hal ini penting karena manajer proyek memimpin proyek seperti orang memimpin bisnis kecil. Tim proyek multi disiplin menjadi suatu entitas di dalamnya yang memusatkan perhatian pada kebutuhan proyek.
F. Siklus Hidup Proyek
Proyek dengan berbagai ukuran, besar atau kecil harus dikelola menggunakan metodologi manajemen proyek. Karena semua proyek unik, siklus hidup proyek (project life cycle) dapat digunakan sebagai pedoman. Dalam siklus proyek terdapat banyak kemiripan antara satu proyek dengan lainnya, dan semua proyek berlangsung melewati tahap-tahap serupa. Siklus hidup proyek ditentukan oleh awal dan akhir proyek dengan banyak kejadian penting didalamnya. Pada berbagai titik dalam siklus hidup proyek, proyek dapat dievaluasi kembali dan dibuat keputusan apakah proyek diteruskan atau tidak. Titik antara awal dan akhir proyek sangat bervariasi tergantung dari tipe bisnis dan proyek yang dikerjakan.
Selama siklus hidup proyek atau disebut juga process group terdapat beberapa pencapaian dari setiap tahap. Kelengkapan dari hasil yang dicapai membuat suatu “deliverable”, yaitu produk yang tangible dan dapat dilakukan veriikasi dari pekerjaan suatu proyek. Deliverable dapat berupa produk yang dapat dikirimkan ke luar proyek atau ke proyek lain yang diperlukannya. Jika produk dikirim ke proyek yang memerlukannya disebut internal deliverables.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa siklus proyek membantu masingmasing proyek menjadi fase atau tahapan, dan kemudian menentukan aktivitas yang ada dalam fase tersebut. Berikut adalah contoh beberapa siklus hidup proyek, yaitu:
a. Inisiasiproyek,perencanaan,konstruksi,peninjauan proyek
b. Konsep,desain,produksi,distribusi
c. Inisiasi,perencanaan, pengembangan, evaluasi
Pada fase inisiasi dari proyek, biaya dan tingkat staing rendah, karena hanya terdapat beberapa orang yang mempunyai peran kunci mencurahkan waktunya dalam proyek. Bahan baku yang dibeli sangat sedikit, dan keuangan yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak banyak. Banyak proyek mencapai tahap ini dan tidak dilanjutkan karena diketahui bahwa biaya untuk mengerjakan proyek tidak menguntungkan.
G. Proses dalam Proyek
Dalam Guide to the PMBOK, menurut PMI pendekatan manajemen sistem digunakan untuk proses manajemen proyek. Hal ini berarti bahwa manajemen proyek adalah suatu proses yang memiliki input, proses,dan output. Dalam manajemen proyek, suatu proses dapat merupakan proses lain yang berbeda. Proses tersebut adalah proses memulai, proses perencanaan, proses pelaksanaan, proses pengendalian, dan proses penyelesaian.
Pendekatan sistem manajemen manurut PMI terdiri dari lima proses yang disebut proses proyek seperti pada Gambar dibawah ini:
a. Memulaiproyek (initiation). Mencakup kegiatan kegiatan memulai proyek dan memulai fase-fase lain dalam proyek,
b. Perencanaan (planning). Aktivitas perencanaan mencakup penyusunan rencana proyek, struktur perincian kerja, dan jadwal.
c. Pelaksanaan (execution). Aktivitas pelaksanaan berupa aktivitas pelaksanaan kerja aktual. Dalam proyek konstruksi, aktivitas ini dapat berupa pembangunan fondasi, membangun dinding, dan lainnya.
d. Pengendalian (controlling). Pengendalian adalah mengukur dan memonitor pelaksanaan aktivitas dan membantu manajer proyek untuk mengevaluasi proyek.
e. Penyelesaian (closeout). Penyelesaian atau penutupan mencakup pengakhiran fase dan proyek, serta mengambil pelajaran penting yang bermanfaat untuk proyek dimasa depan.
Setiap proses dianggap sebagai sub proses dari proses lain yang lebih besar. Contohnya, pengetahuan menajemen biaya menitikberatkan pada initiation process, karena kita harus mempunyai perkiraan untuk proyek supaya dapat berpindah ke planning process. Pada planning process kita harus mengatahui biaya yang harus dikeluarkan untuk proyek. Pada execution process kita harus mengumpulkan data biaya yang nyata supaya dapat mengontrol proyek. Dalam closeout process, kita harus mendapatkan informasi untuk menutup biaya dan memperhitungkan semua pengeluaran proyek yang harus dibayar.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Proyek dengan berbagai ukuran, besar atau kecil harus dikelola menggunakan metodologi manajemen proyek. Karena semua proyek unik, siklus hidup proyek (project life cycle) dapat digunakan sebagai pedoman. Dalam siklus proyek terdapat banyak kemiripan antara satu proyek dengan lainnya, dan semua proyek berlangsung melewati tahap-tahap serupa untuk mecapai tujuan akhir yang direncanakan.
Dengan disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Sehingga perumusan, perencanaa, serta hasil dari yang di realisasikan harus di evaluasi seberapa jauh keberhasilan dan kekurangannya.
Komentar
Posting Komentar