Makalah Persediaan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena persediaan fisik banyak perusahaan melibatkan investasi rupiah terbesar dalam pos aktiva lancer. Bila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai “opportunity cost” yang lebih besar. Demikian pula, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya – biaya terjadinya kekurangan bahan.

Persediaan adalah segala sesuatu/sumber-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan  dari sekumpulan produk phisikal pada berbagai tahap proses transformasi dari bahan mentah ke barang dalam proses, dan kemudian barang jadi ( Handoko, 1997: hal 333)

Persediaan merupakan salah satu aset yang paling mahal di banyak perusahaan, mencerminkan sebanyak 40% dari total modal yang diinvestasikan. Manajer operasi diseluruh dunia telah lama menyadari bahwa manajemen persediaan yang baik itu sangatlah penting. Di satu pihak, suatu perusahaan dapat mengurangi biaya dengan cara menurunkan tingkat persediaan di tangan. Di pihak lain, konsumen akan merasa tidak puas bila suatu produk stoknya habis. Oleh karena itu, perusahaan harus mencapai keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat pelayanan konsumen.

Semua organisasi mempunyai beberapa jenis sistem perencanaan dan pengendalian persediaan. Dalam hal produk-produk fisik, organisasi harus menentukan apakah akan membeli atau membuat sendiri produk mereka. Setelah hal ini ditetapkan, langkah berikutnya adalah meramalkan permintaan. Kemudian manajer operasi menetapkan persediaan yang diperlukan untuk melayani permintaan tersebut. Pada makalah ini, akan dibahas fungsi, jenis, dan pengelolaan persediaan. Kemudian akan dibicarakan mengenai metode Economic Order Quantity serta Analisis ABC yang digunakan dalam manajemen persediaan.

1.2  Tujuan Penulisan

Makalah ini dibuat sebagai salah satu tugas mata kuliah Riset Operasi. Tujuan yang diharapkan adalah agar mahasiswa mengetahui bagaimana mengelola persediaan dengan mengunakan metode – metode manajemen persediaan yang ada.

1.3  Manfaat

Makalah ini diharapkan memberikan manfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya berupa ilmu mengenai pengelolaan persediaan pada perusahaan. Semoga makalah ini dapat digunakan sebagai referensi bagi pihak yang ingin mempelajari hal yang berkaitan dengan persediaan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.  FUNGSI DAN JENIS PERSEDIAAN

Istilah persediaan ( Inventory ) adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya – sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Permintaan akan sumber daya mungkin internal ataupun eksternal. Ini meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan pembantu atau pelengkap, dan komponen lain yang menjadi keluaran produk perusahaan (Handoko, 1997, hal: 333).

Sedangkan menurut Herjanto (1999, hal: 219) Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, dan untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang.

Setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk menjamin kelangsungan hidup usahanya. Untuk mengadakan persediaan, dibutuhkan sejumlah uang yang diinvestasikan dalam persediaan tersebut. Oleh karena itu, setiap perusahaan haruslah dapat mempertahankan suatu jumlah persediaan optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jumlah dan mutu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya. Untuk mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum, maka diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan. Tujuan dari pengawasan persediaan ini adalah (Assauri, 1998):

a.    Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.

b.    Menjaga agar pembentukan persediaan tidak terlalu besar atau berlebih, sehingga biaya yang timbul oleh persediaan tidak terlalu besar.

c.    Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena mengakibatkan meningkatnya biaya pemesanan.

Jenis Persediaan

Persediaan dapat dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk, yaitu (Assauri, 1998):

a.    Persediaan Bahan Baku (Raw Material Stock)

Merupakan persediaan dari barang-barang yang dibutuhkan untuk proses produksi. Barang ini bisa diperoleh dari sumber-sumber alam, atau dibeli dari supplier yang menghasilkan barang tersebut.

b.    Persediaan Bagian Produk (Purchased Parts)

Merupakan persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang secara langsung diassembling dengan parts lain tanpa melalui proses produksi.

c.    Persediaan Bahan-Bahan Pembantu (Supplies Stock)

Merupakan persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu kelancaran produksi, tetapi tidak merupakan bagian dari barang jadi.

d.   Persediaan Barang Setengah Jadi (Work in Process)

Merupakan barang-barang yang belum berupa barang jadi, akan tetapi masih diproses lebih lanjut sehingga menjadi barang jadi.

e.    Persediaan Barang Jadi (Finished Good)

Merupakan barang-barang yang selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk disalurkan kepada distributor, pengecer, atau langsung dijual ke pelanggan.

Fungsi – fungsi Persediaan

Efesiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena berbagai fungsi penting persediaan. Pertama, harus diingat bahwa persediaan adalah sekumpulan produk fisikal pada berbagai tahap proses transformasi dari bahan mentah ke barang dalam proses, dan kemudian barang jadi. Fungsi – fungsi dari persediaan antara lain:

1.    Fungsi “ Decoupling “

Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi – operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan. Persediaan “ decouples” ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi langganan tanpa terganggu supplier.

Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen – departemen dan proses – proses individual perusahaan terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para langganan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.

2.    Fungsi “Economic Lot Sizing”

Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya – sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya per unit. Persediaan “Lot Size” ini perlu mempertimbangkan penghematan dalam hal pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya – biaya yang timbul karena besarnya persediaan ( biaya sewa gedung, investasi, resiko dan sebagainya ).

3.    Fungsi Antisipasi

Sering perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data – data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman.

Disamping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang selama periode permintaan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang sering disebut persediaan pengaman. Pada kenyataannya, persediaan pengaman merupakan pelengkap fungsi “ decoupling “ yang telah diuraikan diatas. Persediaan antisipasi ini penting agar kelancaran proses produksi tidak terganggu.

Hal – Hal Yang Perlu Dipertimbangkan

1.    Struktur biaya persediaan.

a.    Biaya per unit (item cost)

b.    Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)

-         Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)

-         Biaya pengiriman pemesanan

-         Biaya transportasi

-         Biaya penerimaan (Receiving cost)

-         Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.

c.    Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)

-         Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).

-         Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.

d.   Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss).

e.    Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)

2.    Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.

B.     METODA MANAJEMEN PERSEDIAAN

Metode yang digunakan dalam pengelolaan persediaan adalah seperti yang tercantum dibawah ini. Namun yang menjadi pembahasan dalam makalah ini adalah metode Economic Order Quantity ( EOQ ) dan Analisis ABC.

1.      METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY)

2.      METODA SISTEM PEMERIKSAAN TERUS MENERUS (CONTINUOUS REVIEW SYSTEM)

3.      METODA SISTEM PEMERIKSAAN PERIODIK (PERIODIC REVIEW SYSTEM)

4.      METODA HYBRID

5.      METODA ABC

1.    METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY)

Metoda Economic Order Quantity (EOQ) adalah metoda yang dapat dipergunakan baik untuk barang – barang yang dibeli maupun yang diproduksi sendiri. Model EOQ adalah nama yang biasa digunakan untuk barang – barang yang dibeli, sedangkan ELS ( Economic Lot Size ) digunakan untuk barang – barang yang diproduksi secara internal. Perbedaan pokoknya adalah bahwa, untuk ELS, biaya pemesanan ( ordering cost ) meliputi biaya penyiapan pesanan untuk dikrimkan ke pabrik dan biaya penyiapan mesin – mesin ( setup cost ) yang diperlukan untuk mengerjakan pesanan.

Model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan  biaya langsung penyimpanann persediaan dan biaya kebalikannya ( inverse cost ) pemesanan persediaan. Gambar dibawah menunjukkan hubungan antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanan dalam bentuk grafik.

Model manajemen persediaan dapat dirumuskan sebagai berikut:

Ø  EOQ ( Economic Order Quantity )

Ø ELS ( Economic Lot Size )

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menghitung EOQ:

D         :    Besar laju permintaan (demand rate) dalam unit per tahun.

S          :    Biaya setiap kali pemesanan (ordering cost) dalam rupiah per pesanan

C         :    Biaya per unit dalam rupiah per unit

i           :    Biaya pengelolaan (carrying cost) adalah persentase terhadap nilai persediaan per tahun.

Q         :    Ukuran paket pesanan (lot size) dalam unit

TC       :    Biaya total persediaan dalam rupiah per tahun.

v  Biaya pemesanan per tahun (Ordering cost):

                  OC      = S (D/Q)

v  Biaya pengelolaan persediaan per tahun (Carrying cost)

                  CC       = ic (Q/2)

v  Maka, total biaya persediaan:

                  TC       = S (D/Q) + ic (Q/2)

Model EOQ di atas dapat diterapkan bila anggapan – anggapan berikut ini dipenuhi:

Ø Permintaan akan produk konstan, seragam, dan diketahui (deterministik)

Ø Harga/unit produk konstan

Ø Biaya simpan/unit/th konstan

Ø Biaya pesan/order konstan

Ø Wakttu antara pesanan dilakukan dan barang diterima (lead time/L) konstan

Ø Tidak terjadi kekurangan barang/back order

2.    METODA ABC  / ANALISIS ABC

Analisis ABC membagi persediaan yang ada ke dalam tiga kelompok berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang. Analisis ABC merupakan penerapan persediaan dari Prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan bahwa ada "beberapa yang penting dan banyak yang sepele". Pemikiran yang mendasari prinsip ini adalah bagaimana memfokuskan sumber daya pada bagian persediaan penting yang sedikit itu dan bukan pada bagian persediaan yang banyak namun sepele.

Untuk menentukan nilai uang tahunan dari volume dalam analisis ABC, dilakukan pengukuran permintaan tahunan dari setiap butir persediaan dikalikan dengan biaya per unit. Butir persediaan kelas A adalah persediaan-persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya tinggi. Butir-butir persediaan semacam ini mungkin hanya mewakili sekitar 15% dari butir-butir persediaan total, tetapi mewakili 70% sampai 80% dari total biaya persediaan. Butir persediaan kelas B adalah butir-butir persediaan yang volume tahunannya (dalam nilai uang) sedang. Butir-butir persediaan ini mungkin hanya mewakili 30% dari keseluruhan persediaan dan 15% sampai 25% dari nilainya. Butir - butir persediaan yang volume tahunannya kecil, dinamakan kelas C, yang mewakili hanya 5% dari keseluruhan volume tahunan tetapi sekitar 55% dari keseluruhan persediaan.

Kriteria selain volume tahunan dalam nilai uang dapat menentukan klasifikasi butir persediaan. Misalnya, perubahan teknis yang diantisipasi, masalah-masalah pengiriman, masalah-masalah mutu, atau biaya per unit yang tinggi dapat membawa butir persediaan yang menaik ke dalam klasifikasi yang lebih tinggi. Keuntungan pembagian butir-butir persediaan ke dalam kelas-kelas memungkinkan ditetapkannya kebijakan dan pengendalian untuk setiap kelas yang ada. Kebijakan yang dapat didasarkan pada analisis ABC sebagai berikut:

1.    Perkembangan sumber daya pembelian yang dibayarkan kepada pemasok harus
lebih tinggi untuk butir persediaan A dibandingkan butir persediaan C.

2.    Butir persediaan A, berlainan dengan butir persediaan B dan C. harus dikendalikan secara lebih ketat; mungkin karena butir persediaan A ini ditempatkan di wilayah yang lebih tertutup dan mungkin karena keakuratan catatan persediaannya harus lebih sering diverifikasi.

3.    Meramalkan butir persediaan A mungkin harus lebih berhati-hati daripada
meramalkan butir (kelas) persediaan yang lain.

4.    Peramalan yang lebih baik, pengendalian fisik, keandalan pemasok, dan
pengurangan besar stok pengaman dapat dihasilkan oleh semua teknik manajemen persediaan semacam analisis ABC.

C.    CONTOH KASUS

v  Model Economic Order Quantity

1)      Contoh Kasus 1

Diketahui sebuah perusahaan memiliki kebutuhan bahan baku sebesar 10.000 unit per tahun. Biaya pemesanan untuk pengadaan bahan tersebut adalah sebesar Rp 150,-/order. Biaya simpan yang terjadi sebesar Rp 0,75/u/tahun. Hari kerja per tahun adalah 350 hari. Waktu tunggu (lead time) untuk pengiriman bahan tersebut selama 10 hari

Pertanyaan:

ú  Hitunglah EOQ

ú  Berapa total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pengadaan bahan tersebut

ú  Berapa kali perusahaan melakukan pemesanan dalam 1 tahun

ú  Berapa lama EOQ akan habis dikonsumsi perusahaan

ú  Tentukan reorder point (titik pemesanan kembali)

ú  Bagan persediaan perusahaan

• Jawab
• EOQ =     2x150x10.000   = 2000 unit

                                    0.75

• TC = HxQ/2 + S.D/Q   = (0.75 x 2000/2) + (150 x 10000/2000)

                                                 = Rp 750,- + Rp 750,- = Rp 1500,-

• Jumlah pemesanan/th = D/Q

                                                  = 10000/2000 = 5 kali

• Durasi habisnya EOQ = 350/5 = 70 hari
• Reorder point = L. D/hari kerja setahun

                                      = 10 x (10000/350) = 285. 7 hari

• Bagan:

2)      Contoh Kasus 2

Suatu perusahaan memiliki kebutuhan material sebesar 100.000 unit per tahun. Biaya pesan $35/order. Biaya simpan sebesar 20% dari harga beli material. Pihak supplier menawarkan suatu penawaran khusus untuk pengadaan material tersebut dalam bentuk harga potongan. Adapun syaratnya adalah sbb:

            Kuantitas pembelian               Harga

            4000 – 7999 unit                                 $1.80

            Lebih dari 8000 unit               $1.70

            Pertanyaan:

            Di unit berapakah sebaiknya perusahaan melakukan pembelian.

• Kuantitas pembelian paling sedikit 8000 unit

            Harga beli (C) = $1.70

            H = $1.70 x 0.2 = $0.34

            EOQ =   2 x 35 x 100000 = 4537.43 unit       (tidak feasible)

                                    0.34

            TC = 100000 x $1.70 + 0.34 x (8000/2) + 35 x (100000/8000)

                  = $ 171,795.5

• Kuantitas pembelian 4000 – 7999 unit

            harga beli = $180

            H = $1.80 x 0.2 = $0.36

            EOQ =  2 x 35 x 100000 = 4409.59 = 4409.59 unit

                                    0.36

            TC = 100000 x $1.80 + 0.36 x (4409.59/2) + 35 x (100000/4409.59)

                  = $181,587.5

Jadi yang dipilih adalah kuantitas pembelian 8000 unit karena memiliki total biaya terkecil

BAB III

RANGKUMAN

1.    Persediaan adalah segala sesuatu/sumber-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan  dari sekumpulan produk phisikal pada berbagai tahap proses transformasi dari bahan mentah ke barang dalam proses, dan kemudian barang jadi

2.    Jenis – jenis Persediaan

a.    Persediaan Bahan Baku (Raw Material Stock)

b.    Persediaan Bagian Produk (Purchased Parts)

c.    Persediaan Bahan-Bahan Pembantu (Supplies Stock)

d.   Persediaan Barang Setengah Jadi (Work in Process)

e.    bahan Persediaan Barang Jadi (Finished Good)

3.    Fungsi Persediaan antara lain:

a.    Sebagai penyangga proses produksi sehingga proses operasi dapat berjalan terus

b.    Menetapkan banyaknya barang yang harus disimpan sebagai sumber daya agar tetap ada

c.    Sebagai pengganggu inflasi

d.   Menghindari kekurangan/kelebihan

3.    Metode – metode dalam Manajemen Persediaan

a.    Metoda EOQ ( Economic Order Quantity )

b.    Metoda Sistim Pemeriksaan Terus Menerus

c.    Metoda Sistim Pemeriksaan Periodik

d.   Metode

e.    Metode  ABC

4.    Model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan  biaya langsung penyimpanann persediaan dan biaya kebalikannya ( inverse cost ) pemesanan persediaan.

5.    Analisis ABC membagi persediaan yang ada ke dalam tiga kelompok berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang. Kelas A merupakan barang – barang dalam jumlah unit berkisar 15 sampai 20%, kelas B merupakan barang – barang dengan jumlah fisik 30 sampai 40% dan kelas C merupakan barang – barang dengan jumlah fisik 40 sampai 60%.

DAFTAR PUSTAKA

Dimyati. Tjutju, Operations Research Model – model Pengambilan Keputusan, Sinar Baru Algensindo, Bandung, 2003.

Handoko, Dasar – dasar Manajemen Produksi Dan Operasi. BPFE, Yogyakarta, 1997.

Hamdy Taha, Operation Research An Introduction, Edisi 4, Macmillan, New York

Richard Bronson, Theory and Problem of Operation Research , McGraw-Hill, Singapore.

Subagyo Pangestu, Marwan Asri, dan T. Hani Handoko. Dasar-Dasar Operation Research, Yogyakarta: PT. BPFE-Yogyakarta, 2000.

Aminudin, Prinsip-Prinsip Riset Operasi, Erlangga, 2005

Yulian Zamit, Manajemen Kuantitatif, BPFE, Yogyakarta

Eddy Herjanto, 2003. Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi Kedua Grasindo. Jakarta

Indrio Gitosudarmo, 2002. Manajemen Operasi. BPFE-Yogyakarta

Heizer. J & Render B, 2004. Operations Management, Seventh Edition (IE) Prentice Hall. USA.

Munjiati Munawaraoh, dkk,. 2004. Manajemen Operasi. Unit Penerbiatan Fakultas Ekonomi. (UPFE-UMY) Yogyakarta.

KATA  PENGANTAR

Dengan mengucap syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT atas perkenan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Tanpa pertolongan-Nya penyusun tidak akan sanggup menyelesaikan dengan baik.

Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang riset operasi, yang kami sajikan berdasarkan dari berbagai sumber. Makalah ini di susun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar.

Makalah ini memuat tentang “MANAJEMEN PERSEDIAAN”. Hal yang dibahas adalah mengenai fungsi persediaan serta salah satu metode dalam pengelolaan persediaan.

Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca. Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan untuk itu penyusun mohon untuk saran dan kritiknya. Terima kasih