Surat dan memo
BAB II
PEMBAHASAN
1. PENGERTIAN SURAT DAN MEMO
Menulis surat bisnis yang efektif merupakan sutau keterampilan yang dikuasai oleh pebisnis. Menurut Rasberry (2000) keterampilan menulis merupakan keterampilan yang berada pada ranking atas dari keterampilan yang harus dikuasai oleh individu yang bergerak dalam bisnis.
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Memo adalah pesan yang ditulis dengan singkat, jelas dan mudah untuk dipahami.
2. ALASAN PENULISAN SURAT DAN MEMO
Ada beberapa alasan orang menuis surat:
a. Karena ia ingin berkomunikasi dengan pihak lain di tempat yang berbeda dengan jarak yang relatif jauh.
b. Alasan biaya, untuk dapat bertatap muka dan berbicara langsung diperlukan biaya perjalanan.
Apabila pembicaraan dilakukan melalui telepon akan menyebabkan pengeluaran yang tidak kecil, apalagi waktu yang diperlukan untuk berkomunikasi lama dengan frekuensi yang tinggi.
Perusahaan dalam menulis surat bisnis tidak berbeda dengan yang dilakukan oleh perorangan seperti tersebut di atas, yakni berkomunikasi dengan audien, konsumen, teman sejawat, atau perusahaan lain. Sebuah perusahaan dalam operasi bisnis akan berupaya menerapkan efisiensi dan keaktifan dalam hal waktu dan biaya. Usahawan tidak memiliki banyak waktu untuk selalu bertemu tatap muka atau berbicara lansung via telepon dalam melakukan transaksi dengan konsumen. Sebagai pengganti, petemuan-pertemuan bisnis dapat dilakukan dengan komunikasi tertulis.
Karena pelaku bisnis mengandalkan surat dalam berkomunikasi dengan audien, surat yang dikirimkan harus mampu membangun kesan yang positif untuk pihak yang membacanya. Dengan demikian surat dapat dikatakan sebagai kertas yang mewakili pengirim. Melalui kata-kata dalam kalimat yang tertulis orang dapat menyimpulkan sikap dan kepribadian pengirim.
3. FORMAT SURAT BISNIS
Korespodensi dalam dunia bisnis memerlukan format atau bentuk penulisan surat sesuai dengan standar yang berlaku. Dalam korespodensi bisnis dikenal 3 gaya atau bentuk penulisan surat yang paling sering digunakan yaitu: Full block style, Modified block dan Traditional style. Berikut contoh gambaran tentang bentuk-bentuk penulisan surat tersebut:
• Full Block Form
Pada bentuk ini setiap awal penegtikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang disusun dengan gaya ini berspasi tunggal.
Contoh:
UNIVERSITAS WIDIYATAMA
JL. CIKUTRA 204 A
BANDUNG
Jumat, 18 Februari 2005
Kepada Yth,
Saudara Firdi Akbar
Jl. Merpati No. 35
Bandung
Dengan Hormat
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
Salam,
Fitriani Fajar
• Modified Block Style
Bentuk pengetikan surat ini serupa dengan full block style, setiap awal baris dimulai dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date (tanggal), complementary close (salam penutup), dan the signature line.
Contoh:
UNIVERSITAS WIDIYATAMA
JL. CIKUTRA 204 A
BANDUNG
Jumat, 18 Februari 2005
Kepada Yth,
Saudara Firdi Akbar
Jl. Merpati No. 35
Bandung
Dengan Hormat
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
Salam,
Fitriani Fajar
• Traditional Style
Pada bentuk surat ini setiap awal paragraf diketik menjorok ke dalam. Selebihnya sama dengan pengetikan surat dalam bentuk block. Berikutnya disajikan contoh-contoh surat dalam bentuk penulisan seperti tersebut di atas:
Contoh:
UNIVERSITAS WIDIYATAMA
JL. CIKUTRA 204 A
BANDUNG
Jumat, 18 Februari 2005
Kepada Yth,
Saudara Firdi Akbar
Jl. Merpati No. 35
Bandung
Dengan Hormat
...........................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
Hormat saya,
Fitriani Fajar
4. BAGIAN SURAT (LETTER PARTS)
Surat bisnis terdiri atas bagian-bagian surat. Ketentuan ini berlaku dalam korespondensi bisnis internasional. Bagian surat diklasifikasi dalam dua kategori: bagian suerat yang baku dan suerat yang bersifat tambahan.
4.1 Bagian Surat yang Baku (Standard Leter Parts)
Surat bisnis sebagai surat resmi ditulis sesuai dengan standar yang berlaku. Setiap surat bisnis harus memiliki bagian yang baku:
a. Kepala Surat (Return address of the sender)
b. Tanggal (Date)
c. Alamat tujuan (insiden address)
d. Salam pembuka (Salution)
e. Badan surat (Bodyof letter)
f. Salam penutup (Complementary CLOSE)
g. Tanda tangan (signature)
• Kepala Surat (Heading)
Hapir semua surat perusahaan mencantumkan kepala surat yang menyebutkan nama perusahaan, dan alamat lengkap termasuk nomor telepon. Namun surat dikirim oleh perseorangan sudah barang tentu tidak menggunakan kop surat seperti itu. Alamat balasan tanpa nama pengirim berfungsi sebagai kop surat perseorangan yang diketik 13 baris atau kurang lebih 5 sentimeter dari tepi sebelah atas kertas surat.
• Tanggal (Date)
Semua surat dan laporan harus diberi tanggal, karena tangal akan menunjukan kapan surat atau laporan tersebut dibuat. Hal ini penting untuk pencatatan dan pemnyimpanan surat dalam file. Apabila surat ditulis pada kertas berkop tangal dituliskan satu baris dibawah kop surat, dan jika ditulis pada kertas tanpa kop, tangal dicantumkan tepat di bawah return addres. Pada date line nama bulan ditulis lengkap (bukan singkatan), misalnya Januari, bukan Jan. (singkatan), diikuti tanggal ditulis dengan angka, koma, dan kemudian tahun: 5 January, 2006. Ini merupakan metode standar penulisan untuk tanggal pada surat bisnis.
• Alamat tujuan (insiden addres)
Alamat tujuan menyebutkan nama dan alamat lengkap pihak penerima surat. Ini diketik dua baris atau lebih dibawah tanggal, tergantung panjang surat. Nama pihak penerima surat didahului sebutan penghormatan seperti Bapak, Ibu atau saudara.
• Salam pembuka (Salutatios)
Salam pembuka(salatations) untuk surat bisnis sedapat mungkin diawali dengan nama orang yang dituju. Sifat hubugan antara pengirim dan pemenrima surat mempengaruhi tingkat formalitas salam pembuka. Salam pembuka ditulis menurut peringkat hubungan mulai dari sangat resmi sampai dengan yang bernada akrab ditentukan oleh nada isi surat.
• Badan surat (Body)
Badan surat terdiri dari pesan-pesan yang disampaikan oleh pengirim kepada pihak dituju. Informasi yang ada di dalam surat hendaklah dapat dibaca dengan mudah, sopan dan ditulis dengan tata bahasa yang benar. Pilih kata-kata yang mudah dimenegerti pembaca dan susun kaliamat dengan baik.
Dalam menulis surat bisnis, kalimat yang dipilih hendaklah kalimat aktif karena kalimat aktif sering digunakan dalam percakapan sehingga pembaca akan lebih mudah mengerti. Selain itu kalimat aktif lebih kuat karena subyeknya melakukan tindakan. Misalnya: Tes laboratorium menunjukan bahwa produk kami aman untuk dikonsumsi.
• Salam Penutup (Complementary close)
Salam penutup (Complementary close) diketik dua spasi dibawah baris terakhir badan surat. Letak salam penutup mengikuti bentuk surat (letter style). Pneulisan salam penutup dilakukan sebagaimana dengan salam pembuka akan tergantung seberapa baik anda mengenal pembaca. Untuk bahsa Inggris, salam penutup yang biasa digunakan adalah : Yours faithfuly atau Your sincerely. Sedangkan dalam bahasa Indonesia, kata penutup yang lazim adalah : hormat kami.
• Tanda tangan (Signature)
Surat bisnis diakhiri dengan tanda tangan. Tempat membubuhkan tanda tangan di bawah complymentary close diberi jarak empat baris kosong. Pada garis kelima bawah salam penutup diketikkan nama dan jabatan yang dipegang.
4.2 Bagian Tambahan dalam Surat bisnis (Additional Parts of Business Letter)
Berbeda dengan standard letter parts, bagian-bagian surat bisnis yang merupakan additional letter parts dibubuhkan pada surat hanya apbila diperlukan sesuai dengan keperluan. Additiona; letter parts terdiri atas (1)addres notation, (2) attention line, (3) subject line, (4) second-page heading, (5) company name, (6) reference initials, (7) enclosure natations, (8) copy notation, (9) mailing notation, (10) postscript. (1. Catatan untuk penerima, 2. Untuk perhatian, 3. Perihal, 4. Halama, 5. Nama peruhaan, 6. Inisial penulisan surat, 7. Catatan lampiran, 8. Catatan salinan, 9. Catatan tentang sifaft pengiriman dan 10. Catatan tambahan)
• Catatan untuk Penerima (Addressee Natattion)
Surat yang didalamnya tertera addressee natotion ditunjukan kepada pribadi tertentu, bersifat rahasia, atau memerluakan perlakuan khusus. Addressee notation diketik dengan huruf capital dua baris diatas inside address.
Misalnya : Personal (Pribadi). Ini berarti surat bersifat pribadi. Confidrntial (Rahasia), bersifat rahsia atau PLEASE FORWARDING (Harap didahulukan).
• Untuk Perhatian (Attetion Line)
Bagian surat ini berfungsi memberitahu pihak penerima surat bahwa surat ditunjukan kepada personel atau bagian/departemen tertentu.
Attention line diketik dua baris di bawah inside address atau diketik tersendiri dua garis bawah inside address. Perhatikan contoh pengetikan beriku ini:
• Perihal (Subject Line)\
Subject Line ialah bagian surat yang memberitahukan perihal yang terdapat dalam surat. Pencatuman subjeck line untuk membatu penerima agar dapat segara mengetahui maksud surat. Subject line diketik dua garis bawah salutation. Perhatikan contoh pengetikannya berikut ini :
• Halam Lembar Kedua (Second-page Heading)
Apabila informasi yang disampaikan dengan surat harus menggunakan lembar tambahan, diperluakan second-page head-ing yang dicantumkan pada awal lembar kedua suatu surat apabila untuk memudagkan mencari lembar kedua suatu surat apabila terpisah. Perhatikan pengetikannya pada contoh berikut:
• Nama Perusahan (Company name)
Nama perusahan jika disertakan dalam signature block diketik dengan huruf capital dua spasi dibawah salam penutup (complementary close). Nama perusahaan dicatumkan pada signature block apabila penulisan bertindak atas nama perusahaan atau jika surat tidak menggunakan lop surat. Perhatikan pengetikannya pada conto berikut ini:
• Inisial Penulisan Surat (Reference Initials)
Telah merupakan hal yang lazim surat yang diketik materinya didiktekan atau dikonsep oleh orang lain. Reference initials menunjukkan siapa yang mebantu penyajian surat. Reference initials diketik di tepi sebelah kiri sesudah nama penganggug jawab atau penanda tangan surat.
• Catatan Lampiran (Enclosure Natation)
Enclosure Natation ialah bagian surat yang menyebutkan lampiran yang menyertai surat, diketik dua baris di bawah reference initials. Perhatiakan penerapannya pada conto berikut:
• Catatan Tebusan (Copy Natation)
Copy Natation ialah surat yang menyebutkan siapa yang menerima tebusan (copy) atau fotocopy (pc). Copy natation diketik dua baris di bawah enclosure natation. Penulisannya sebagai berikut: Apabila pengiriman tebusan dirahasikan, maka tidak dicantumkan pada lembar asli (pertama) surat, tapi diketik pada lembar duplikat. Dalam hal sperti ini disebut blind copy dan diketik bc (blind copy), bbc (blind carbon copy), atau bpc (blind photocopy).
• Catatan tentang sifat pengiriman (Mailing notation)
Mailing notation adalah bagian surat yang menyebutkan sifat pengirimannya, misalnnya SPECIAL DELIVERY, atau REGIS TERED MAIL. Tempat penulisannya dalam surat dapat bervariasi. Dicantumkan sesudah referene initials, atau dituliskan di bawah enclosure natation di bagian bawah surat namun dapat pula di bagian atas surat.
• Catatan Tambahan (Post script)
Post script merupakan bagian surat yang berisi yang memerlukan penekanan, atau dapat juga berupa pesan pribadi yang ditambahkan pada bagian juga berupa pesan pribadi yang ditambahkan pada bagian akhir surat bisnis. Pengetikannya doawali dengan P.S.,PS., atau PS:.
Post script ditambahkan bilamana dianggap perlu, biasanya digunakan pada surat penjualan untuk mengingatkan pihak atau orang yang dituju(Addressee).
5. AMPLOP
Amplop surat syogyanya terbuat dari kertas yang sekualitas dengan kertas surat yang digunakan berkorespondensi. Apabila menggunakan ko cetakan, maka warna lambing perusahaan dan tulisan harus sama dengan yang tertera pada kertas surat.
Penulisan alamat pada sampul surat sama dengan inside address dengan urutan sebagai berikut:
Penulisan alamat pada sampul surat sama dengan inside address dengan urutan sebagai berikut :
- Nama dan sebutan/jabatan penerima
- Nama Bagian/Departemen/Seksi
- Nama Peusahaan/Lembaga
- Nama Gedung
- Nama Jalan dan Nomer
- Kota dan Kode Pos
- Nama Negara (untuk korespodensi antar negara)
6. MEMORANDUM
Memorandum biasa disebut MEMO, berupa formulir yang digunakan untuk menyampaikan pesan internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan. Biasanya pesan yang disampaikan dengan menggunakan memo bersifat informal sehingga dapat digunakan tulisan tangan, Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat, yakni ringkasan, to the point. Formulir memo x 11 inci, dan ukuran eksklusif 5x8 1/2 inci. Biasanya memo menggunakan struktur standar yang terdiri dari: To (Kepada Siapa), Subjeck (Hal yang dibicarakan) dan Date (Tanggal)
6.1 Pengguna Memo Dalam Komunikasi
Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis diantaranya pihak sebagai berikut:
Karyawan yang telah saling kenal dengan baik, pada umumnya bernada informasi.
Pimpinan dan bawahan, pada umumnya bergaya formal.
Penulisan memo dalam satu organisasi memiliki beberpa keuntunga antara lain :
• Dapat digunakan sebagai catatan tertulis. Memo digunakan karena dibuat secara tertulis sehingga dapat disimpan sebagai dokumen yang dapat digunakan kemudian hari.
• Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang rumit dengan singkat. Bila suatu pesan dalam memo sehingga penerima dapat mengerti. Hal ini berbeda bila disamikan secara lisan. Memo dapat digunakan sebagai pengingat bagi seseorang mengenai isntruksi yang telah diterimanya.
• Dapat menghubungi berbagai pihak secra serempak. Jika kita harus menyampaikan informasi kepada sejumlah pihak, maka dengan menggunakan memo kita dapat menghemat waktu dan ekonomis.
Selain memberikan manfaat, penggunaan memo juga memiliki beberapa kelemahan anatara lain :
• Memo tidak mencakup infptmasi secara lengkap. Karena informasi memo biasanya bersifat informal dan singkat, maka informasi yang terkandug dalam memo tidak lengkap dan terinci, sehingga menimbulkan kesalah pahaman.
• Meimbulkan kejengkelan oada penerima. Karena memo merupakan alat komunikasi yang informal, singkat dan dalam satu hari. Ini menimbulkan kejengkelan menerima.
Kadang-kadang informasi yang diberikan akan lebih baik dilakukan secara lisan.
• Mudah hilang. Memo apabila tidak disimpan dengan baik akan mudah hilang kaena hanya berupa lembaran formulir.
• Bersifat Umum
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Memo atau memorandum merupakan pesan singkat yang digunakan secara intem dalam sebuah kantor atau organisasi untuk keperluan menyampaikan berita yang pendek dan sederhana.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan. Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap suart akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Astuti, Sri. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: GRAHA ILMU
PEMBAHASAN
1. PENGERTIAN SURAT DAN MEMO
Menulis surat bisnis yang efektif merupakan sutau keterampilan yang dikuasai oleh pebisnis. Menurut Rasberry (2000) keterampilan menulis merupakan keterampilan yang berada pada ranking atas dari keterampilan yang harus dikuasai oleh individu yang bergerak dalam bisnis.
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Memo adalah pesan yang ditulis dengan singkat, jelas dan mudah untuk dipahami.
2. ALASAN PENULISAN SURAT DAN MEMO
Ada beberapa alasan orang menuis surat:
a. Karena ia ingin berkomunikasi dengan pihak lain di tempat yang berbeda dengan jarak yang relatif jauh.
b. Alasan biaya, untuk dapat bertatap muka dan berbicara langsung diperlukan biaya perjalanan.
Apabila pembicaraan dilakukan melalui telepon akan menyebabkan pengeluaran yang tidak kecil, apalagi waktu yang diperlukan untuk berkomunikasi lama dengan frekuensi yang tinggi.
Perusahaan dalam menulis surat bisnis tidak berbeda dengan yang dilakukan oleh perorangan seperti tersebut di atas, yakni berkomunikasi dengan audien, konsumen, teman sejawat, atau perusahaan lain. Sebuah perusahaan dalam operasi bisnis akan berupaya menerapkan efisiensi dan keaktifan dalam hal waktu dan biaya. Usahawan tidak memiliki banyak waktu untuk selalu bertemu tatap muka atau berbicara lansung via telepon dalam melakukan transaksi dengan konsumen. Sebagai pengganti, petemuan-pertemuan bisnis dapat dilakukan dengan komunikasi tertulis.
Karena pelaku bisnis mengandalkan surat dalam berkomunikasi dengan audien, surat yang dikirimkan harus mampu membangun kesan yang positif untuk pihak yang membacanya. Dengan demikian surat dapat dikatakan sebagai kertas yang mewakili pengirim. Melalui kata-kata dalam kalimat yang tertulis orang dapat menyimpulkan sikap dan kepribadian pengirim.
3. FORMAT SURAT BISNIS
Korespodensi dalam dunia bisnis memerlukan format atau bentuk penulisan surat sesuai dengan standar yang berlaku. Dalam korespodensi bisnis dikenal 3 gaya atau bentuk penulisan surat yang paling sering digunakan yaitu: Full block style, Modified block dan Traditional style. Berikut contoh gambaran tentang bentuk-bentuk penulisan surat tersebut:
• Full Block Form
Pada bentuk ini setiap awal penegtikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang disusun dengan gaya ini berspasi tunggal.
Contoh:
UNIVERSITAS WIDIYATAMA
JL. CIKUTRA 204 A
BANDUNG
Jumat, 18 Februari 2005
Kepada Yth,
Saudara Firdi Akbar
Jl. Merpati No. 35
Bandung
Dengan Hormat
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
Salam,
Fitriani Fajar
• Modified Block Style
Bentuk pengetikan surat ini serupa dengan full block style, setiap awal baris dimulai dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date (tanggal), complementary close (salam penutup), dan the signature line.
Contoh:
UNIVERSITAS WIDIYATAMA
JL. CIKUTRA 204 A
BANDUNG
Jumat, 18 Februari 2005
Kepada Yth,
Saudara Firdi Akbar
Jl. Merpati No. 35
Bandung
Dengan Hormat
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
Salam,
Fitriani Fajar
• Traditional Style
Pada bentuk surat ini setiap awal paragraf diketik menjorok ke dalam. Selebihnya sama dengan pengetikan surat dalam bentuk block. Berikutnya disajikan contoh-contoh surat dalam bentuk penulisan seperti tersebut di atas:
Contoh:
UNIVERSITAS WIDIYATAMA
JL. CIKUTRA 204 A
BANDUNG
Jumat, 18 Februari 2005
Kepada Yth,
Saudara Firdi Akbar
Jl. Merpati No. 35
Bandung
Dengan Hormat
...........................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
...........................................
Hormat saya,
Fitriani Fajar
4. BAGIAN SURAT (LETTER PARTS)
Surat bisnis terdiri atas bagian-bagian surat. Ketentuan ini berlaku dalam korespondensi bisnis internasional. Bagian surat diklasifikasi dalam dua kategori: bagian suerat yang baku dan suerat yang bersifat tambahan.
4.1 Bagian Surat yang Baku (Standard Leter Parts)
Surat bisnis sebagai surat resmi ditulis sesuai dengan standar yang berlaku. Setiap surat bisnis harus memiliki bagian yang baku:
a. Kepala Surat (Return address of the sender)
b. Tanggal (Date)
c. Alamat tujuan (insiden address)
d. Salam pembuka (Salution)
e. Badan surat (Bodyof letter)
f. Salam penutup (Complementary CLOSE)
g. Tanda tangan (signature)
• Kepala Surat (Heading)
Hapir semua surat perusahaan mencantumkan kepala surat yang menyebutkan nama perusahaan, dan alamat lengkap termasuk nomor telepon. Namun surat dikirim oleh perseorangan sudah barang tentu tidak menggunakan kop surat seperti itu. Alamat balasan tanpa nama pengirim berfungsi sebagai kop surat perseorangan yang diketik 13 baris atau kurang lebih 5 sentimeter dari tepi sebelah atas kertas surat.
• Tanggal (Date)
Semua surat dan laporan harus diberi tanggal, karena tangal akan menunjukan kapan surat atau laporan tersebut dibuat. Hal ini penting untuk pencatatan dan pemnyimpanan surat dalam file. Apabila surat ditulis pada kertas berkop tangal dituliskan satu baris dibawah kop surat, dan jika ditulis pada kertas tanpa kop, tangal dicantumkan tepat di bawah return addres. Pada date line nama bulan ditulis lengkap (bukan singkatan), misalnya Januari, bukan Jan. (singkatan), diikuti tanggal ditulis dengan angka, koma, dan kemudian tahun: 5 January, 2006. Ini merupakan metode standar penulisan untuk tanggal pada surat bisnis.
• Alamat tujuan (insiden addres)
Alamat tujuan menyebutkan nama dan alamat lengkap pihak penerima surat. Ini diketik dua baris atau lebih dibawah tanggal, tergantung panjang surat. Nama pihak penerima surat didahului sebutan penghormatan seperti Bapak, Ibu atau saudara.
• Salam pembuka (Salutatios)
Salam pembuka(salatations) untuk surat bisnis sedapat mungkin diawali dengan nama orang yang dituju. Sifat hubugan antara pengirim dan pemenrima surat mempengaruhi tingkat formalitas salam pembuka. Salam pembuka ditulis menurut peringkat hubungan mulai dari sangat resmi sampai dengan yang bernada akrab ditentukan oleh nada isi surat.
• Badan surat (Body)
Badan surat terdiri dari pesan-pesan yang disampaikan oleh pengirim kepada pihak dituju. Informasi yang ada di dalam surat hendaklah dapat dibaca dengan mudah, sopan dan ditulis dengan tata bahasa yang benar. Pilih kata-kata yang mudah dimenegerti pembaca dan susun kaliamat dengan baik.
Dalam menulis surat bisnis, kalimat yang dipilih hendaklah kalimat aktif karena kalimat aktif sering digunakan dalam percakapan sehingga pembaca akan lebih mudah mengerti. Selain itu kalimat aktif lebih kuat karena subyeknya melakukan tindakan. Misalnya: Tes laboratorium menunjukan bahwa produk kami aman untuk dikonsumsi.
• Salam Penutup (Complementary close)
Salam penutup (Complementary close) diketik dua spasi dibawah baris terakhir badan surat. Letak salam penutup mengikuti bentuk surat (letter style). Pneulisan salam penutup dilakukan sebagaimana dengan salam pembuka akan tergantung seberapa baik anda mengenal pembaca. Untuk bahsa Inggris, salam penutup yang biasa digunakan adalah : Yours faithfuly atau Your sincerely. Sedangkan dalam bahasa Indonesia, kata penutup yang lazim adalah : hormat kami.
• Tanda tangan (Signature)
Surat bisnis diakhiri dengan tanda tangan. Tempat membubuhkan tanda tangan di bawah complymentary close diberi jarak empat baris kosong. Pada garis kelima bawah salam penutup diketikkan nama dan jabatan yang dipegang.
4.2 Bagian Tambahan dalam Surat bisnis (Additional Parts of Business Letter)
Berbeda dengan standard letter parts, bagian-bagian surat bisnis yang merupakan additional letter parts dibubuhkan pada surat hanya apbila diperlukan sesuai dengan keperluan. Additiona; letter parts terdiri atas (1)addres notation, (2) attention line, (3) subject line, (4) second-page heading, (5) company name, (6) reference initials, (7) enclosure natations, (8) copy notation, (9) mailing notation, (10) postscript. (1. Catatan untuk penerima, 2. Untuk perhatian, 3. Perihal, 4. Halama, 5. Nama peruhaan, 6. Inisial penulisan surat, 7. Catatan lampiran, 8. Catatan salinan, 9. Catatan tentang sifaft pengiriman dan 10. Catatan tambahan)
• Catatan untuk Penerima (Addressee Natattion)
Surat yang didalamnya tertera addressee natotion ditunjukan kepada pribadi tertentu, bersifat rahasia, atau memerluakan perlakuan khusus. Addressee notation diketik dengan huruf capital dua baris diatas inside address.
Misalnya : Personal (Pribadi). Ini berarti surat bersifat pribadi. Confidrntial (Rahasia), bersifat rahsia atau PLEASE FORWARDING (Harap didahulukan).
• Untuk Perhatian (Attetion Line)
Bagian surat ini berfungsi memberitahu pihak penerima surat bahwa surat ditunjukan kepada personel atau bagian/departemen tertentu.
Attention line diketik dua baris di bawah inside address atau diketik tersendiri dua garis bawah inside address. Perhatikan contoh pengetikan beriku ini:
• Perihal (Subject Line)\
Subject Line ialah bagian surat yang memberitahukan perihal yang terdapat dalam surat. Pencatuman subjeck line untuk membatu penerima agar dapat segara mengetahui maksud surat. Subject line diketik dua garis bawah salutation. Perhatikan contoh pengetikannya berikut ini :
• Halam Lembar Kedua (Second-page Heading)
Apabila informasi yang disampaikan dengan surat harus menggunakan lembar tambahan, diperluakan second-page head-ing yang dicantumkan pada awal lembar kedua suatu surat apabila untuk memudagkan mencari lembar kedua suatu surat apabila terpisah. Perhatikan pengetikannya pada contoh berikut:
• Nama Perusahan (Company name)
Nama perusahan jika disertakan dalam signature block diketik dengan huruf capital dua spasi dibawah salam penutup (complementary close). Nama perusahaan dicatumkan pada signature block apabila penulisan bertindak atas nama perusahaan atau jika surat tidak menggunakan lop surat. Perhatikan pengetikannya pada conto berikut ini:
• Inisial Penulisan Surat (Reference Initials)
Telah merupakan hal yang lazim surat yang diketik materinya didiktekan atau dikonsep oleh orang lain. Reference initials menunjukkan siapa yang mebantu penyajian surat. Reference initials diketik di tepi sebelah kiri sesudah nama penganggug jawab atau penanda tangan surat.
• Catatan Lampiran (Enclosure Natation)
Enclosure Natation ialah bagian surat yang menyebutkan lampiran yang menyertai surat, diketik dua baris di bawah reference initials. Perhatiakan penerapannya pada conto berikut:
• Catatan Tebusan (Copy Natation)
Copy Natation ialah surat yang menyebutkan siapa yang menerima tebusan (copy) atau fotocopy (pc). Copy natation diketik dua baris di bawah enclosure natation. Penulisannya sebagai berikut: Apabila pengiriman tebusan dirahasikan, maka tidak dicantumkan pada lembar asli (pertama) surat, tapi diketik pada lembar duplikat. Dalam hal sperti ini disebut blind copy dan diketik bc (blind copy), bbc (blind carbon copy), atau bpc (blind photocopy).
• Catatan tentang sifat pengiriman (Mailing notation)
Mailing notation adalah bagian surat yang menyebutkan sifat pengirimannya, misalnnya SPECIAL DELIVERY, atau REGIS TERED MAIL. Tempat penulisannya dalam surat dapat bervariasi. Dicantumkan sesudah referene initials, atau dituliskan di bawah enclosure natation di bagian bawah surat namun dapat pula di bagian atas surat.
• Catatan Tambahan (Post script)
Post script merupakan bagian surat yang berisi yang memerlukan penekanan, atau dapat juga berupa pesan pribadi yang ditambahkan pada bagian juga berupa pesan pribadi yang ditambahkan pada bagian akhir surat bisnis. Pengetikannya doawali dengan P.S.,PS., atau PS:.
Post script ditambahkan bilamana dianggap perlu, biasanya digunakan pada surat penjualan untuk mengingatkan pihak atau orang yang dituju(Addressee).
5. AMPLOP
Amplop surat syogyanya terbuat dari kertas yang sekualitas dengan kertas surat yang digunakan berkorespondensi. Apabila menggunakan ko cetakan, maka warna lambing perusahaan dan tulisan harus sama dengan yang tertera pada kertas surat.
Penulisan alamat pada sampul surat sama dengan inside address dengan urutan sebagai berikut:
Penulisan alamat pada sampul surat sama dengan inside address dengan urutan sebagai berikut :
- Nama dan sebutan/jabatan penerima
- Nama Bagian/Departemen/Seksi
- Nama Peusahaan/Lembaga
- Nama Gedung
- Nama Jalan dan Nomer
- Kota dan Kode Pos
- Nama Negara (untuk korespodensi antar negara)
6. MEMORANDUM
Memorandum biasa disebut MEMO, berupa formulir yang digunakan untuk menyampaikan pesan internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan. Biasanya pesan yang disampaikan dengan menggunakan memo bersifat informal sehingga dapat digunakan tulisan tangan, Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat, yakni ringkasan, to the point. Formulir memo x 11 inci, dan ukuran eksklusif 5x8 1/2 inci. Biasanya memo menggunakan struktur standar yang terdiri dari: To (Kepada Siapa), Subjeck (Hal yang dibicarakan) dan Date (Tanggal)
6.1 Pengguna Memo Dalam Komunikasi
Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis diantaranya pihak sebagai berikut:
Karyawan yang telah saling kenal dengan baik, pada umumnya bernada informasi.
Pimpinan dan bawahan, pada umumnya bergaya formal.
Penulisan memo dalam satu organisasi memiliki beberpa keuntunga antara lain :
• Dapat digunakan sebagai catatan tertulis. Memo digunakan karena dibuat secara tertulis sehingga dapat disimpan sebagai dokumen yang dapat digunakan kemudian hari.
• Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang rumit dengan singkat. Bila suatu pesan dalam memo sehingga penerima dapat mengerti. Hal ini berbeda bila disamikan secara lisan. Memo dapat digunakan sebagai pengingat bagi seseorang mengenai isntruksi yang telah diterimanya.
• Dapat menghubungi berbagai pihak secra serempak. Jika kita harus menyampaikan informasi kepada sejumlah pihak, maka dengan menggunakan memo kita dapat menghemat waktu dan ekonomis.
Selain memberikan manfaat, penggunaan memo juga memiliki beberapa kelemahan anatara lain :
• Memo tidak mencakup infptmasi secara lengkap. Karena informasi memo biasanya bersifat informal dan singkat, maka informasi yang terkandug dalam memo tidak lengkap dan terinci, sehingga menimbulkan kesalah pahaman.
• Meimbulkan kejengkelan oada penerima. Karena memo merupakan alat komunikasi yang informal, singkat dan dalam satu hari. Ini menimbulkan kejengkelan menerima.
Kadang-kadang informasi yang diberikan akan lebih baik dilakukan secara lisan.
• Mudah hilang. Memo apabila tidak disimpan dengan baik akan mudah hilang kaena hanya berupa lembaran formulir.
• Bersifat Umum
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Memo atau memorandum merupakan pesan singkat yang digunakan secara intem dalam sebuah kantor atau organisasi untuk keperluan menyampaikan berita yang pendek dan sederhana.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan. Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap suart akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Astuti, Sri. 2006. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: GRAHA ILMU
Komentar
Posting Komentar