Komunikasi tertulis
BAB II
PEMBAHASAN
A. Tahap-Tahap Dalam Komunikasi Tertulis
Proses dasar dalam penulisan pesan tertulis menurut bovee (2003) secara garis besar terdiri dari tiga tahap yaitu.
1) Perencanaan. Dalam perencanaan seorang penulis pesan harus memperhatikan tujuan yang akan dicapai, mengevaluasi penerimaan pesan sehingga kita dapat menyesuaikan pesan kita dengan pengharapan mereka. Carilah beberapa informasi yang dapat memberikan informasi, membujuk atau memotivasi pembaca pesan. Selanjutnya sesuaikan penyampaian ide pokok dan saluran komunikasi yang dapat digunakan.
2) Penulisan. Dalam menyusun pesan yang ingin disampaikan hendaknya pesan disusun dalam bentuk kalimat dan paragraf serta diberikan ilustrasi dan keterangan untuk mendukung pesan yang disampaikan.
3) Revisi. Setelah pesan dirumuskan kedalam kalimat dan paragraf, tahap selanjutnya yang harus dilakukan oleh seorang penulis adalah memeriksa kembali hasil tulisanya untuk mengetahui apakah terdapat kesalahan atau isi yang tidak dapat dimengerti dengan baik. Apabila ditemukan kesalahan maka penulis akan merevisi pesan tersebut agar menjadi benar dan dapat dimengerti dengan jelas tujuan dari ide yang disampaikan (Pratminingsih, 2006, hlm. 50)
B. Menganalisa Tujuan Dan Penerimaan Pesan
Dalam tahap perencanaan hal pertama yang dilakukan seseorang yang akan menulis pesan adalah menentukan tujuan dan menganalisa penerimaan pesan. Secara umum semua pesan bisnis mempunyai tiga tujuan pokok yaitu memberikan informasi, membujuk dan untuk membina kerjasama dengan penerima pesan (Audien). Tujuan yang akan mempengaruhi seberapa besar partipasi dan kontrol yang akan dipegang oleh pengirim pesan terhadap audien. Apabila tujuan ingin dicapai adalah penyampaian informasi maka hanya dibutuhkan sedikit interaksi dengan audien, kontrol dipegang oleh pengirim pesan. Akan tetapi bila tujuan komunikasi yang akan dicapai adalah membujuk maka diperlukan interaksi yang cukup dengan audien, artinya diperlukan pertisipasi penerima pesan walaupun kontrol masih tetap dikendalikan penerima pesan (Pratminingsih, 2006, hlm. 51)
Setelah menentukan pesan yang ingin dicapai, selanjutnya yang perlu dipertimbangkan adalah mengevaluasi kembali tujuan tersebut. Untuk mengevaliasi tujuan ada beberapa hal yang dapt dijadikan pertimbangan:
• Apakah tujuan kita realitis ? jika tujuan yang ingin dicapai melibatkan perubahan perilaku radikal maka dilakukan secara perlahan-lahan karena pada umumnya orang akan enggan mengubah kebiasaanya secara mendadak
• Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat ? untuk informasi yang penting dan mempengaruhi orang banyak maka sebaiknya top manajerlah yang menyampaikan informasi tersebut, karena ia dianggap lebih ahli dan dapat dipercaya.
• Apakah tujuan yang ingin dicapai dapat diterima oleh perusahaan ? Dalam menentukan tujuan yang dicapai dalam komunikasi tertulis sebaiknya disesuaikan dengan tujuan umum dari perusahaan sehingga tidak ada pertentangan tujuan. Hal ini penting agar semua aktivitas yang dilakukan perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan (Pratminingsih, 2006, hlm. 51)
C. Menganalisa Audien
Menganalisa audien bertujuan menentukan materi yang akan dicakup dalam pesan serta cara mepenyapaian pesan. Adapun penganalisaan audien dapat dilakukan dengan jalan menjawab pertanyaan-pertanyaan di bawah ini:
Mengembangkan dan menganalisa karakter audien
Beberapa jumlah dan bagaimana komposisi audien?
Siapakah audien kita: atasan, bawahan, teman sejawat, atau publik?
Bagaimana kira-kira reaksi audien terhadap isi pesan?
Bagaimana kira-kira tingkat pemahaman audien terhadap topik?
Memuaskan audien dengan informasi yang disampaikan
Berusaha mengetahui informasi apa saja yang ingi diketahui oleh audien.
Menyiapkan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diperkirakan akan diajukan oleh audien .
Menyiapkan informasi-informasi yang akurat.
Menekankan isi pesan terhadap hal-hal yang menarik perhatian oleh audien
Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan kondisi audien. Hal ini perlu dilakukan kerena audien mungkin hanya:
Menpunyai waktu yang sedikit
Mungkin terasa terganggu
Mungkin hanya memberikan pioritas rendah terhadap pesan (Pratminingsih, 2006, hlm. 52)
D. Menentukan Ide Utama
Hal ini dilkukan untuk membatasi topik pembahasan. Topik merupakan tema pesan secara umum sedangka ide utama merupakan peryataan tentang topik. Contoh penentuan ide utama dapat dilihat di bawah ini
Tujuan utama Topik Tujuan spesifik Ide utama
Untuk menginformasikan Pengisian klaim asurasnsi Untuk mengajar wiraniaga bagaimana cara mengajukan klaim asuransi Pengisian klaim secara tepat dapat menghemat waktu dan uang
Tidak selamanya proses penentuan ide-ide utama dapat dilakukan dengan mudah. Beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengembangkan ide-ide utama adalah:
a) Menggunakan teknik brainstorming
b) Mengunakan metode story tellers tour
c) Membuat list secara random
d) Membuat lajur-lajur yang memuat penemuan fakta, kesimpulan dan rekomendasi
e) Pendekatan jurnalistik yang digunakan dengan cara menjawab 5w + H
f) Dengan menggunakan resfektif audien, maka disusun hubungan tanya jawab (Pratminingsih, 2006, hlm. 53)
E. Pemilihan Channel Dan Media
Komunikasi tertulis sangat bervariasi ditinjau dari segi formalitasnya. Dengan mengunakan komunikasi tertulis, maka pengirim pesan mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan megontrol pesan. Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi adalah :
a) Surat
b) Surat biasanya digunakan untuk meyampaikan dokumen-dokumen singkat yang terdiri dari dua atau tiga halaman.
c) Memo
d) Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang bersifat rutin
e) Laporan dan proposal
f) Laporan dan proposal digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat klompleks dan objektif (Pratminingsih, 2006, hlm. 54)
Berdasarkan tujuannya, surat dan memo dapat diklasifikasikan dalmam 4 kategori, yaitu
1. Permintaan langsung. Adalah surat yang berisi pesan yang bersifat langsung, missalnya permintaan akan informasi mengenai produk terbaru yang dikeluarkan perusahaan.
2. Menyampaikan informasi rutin yang bertujuan untuk menyampaikan berita baik atau berita yang bertujuan meningkatkan nama baik perusahaan.
3. Menyampaikan berita buruk. Adalah surat yang berisi berita yang kurang menyenangkan bagi pembaca misalnya surat penolakan kredit. atau surat penolakan kerja
4. Menyampaikan informasi yang bersifat membujuk. Adalah surat yang berisi berita yang mengharapakan pembaca untuk melakukan sesuai dengan permintaan pengirim berita . contohnya penagihan hutang, surat penawaran produk baru (Pratminingsih, 2006, hlm. 54)
F. Pengorganisasian Dan Penysunan Pesan Bisnis
Sesuatu pesan dapat dikatakan terorganisir dengan baik jika semua komponennya saling mendukung dalam pola yang menyatu. pesan yang terorganisir denagan baik mempunyai karakteristik-karakteristik sebagai berikut :
Pesan mempunyai tujuan dan topik yang jelas
Semua informasi yang dimuat dalam pesan berhubungan dengan tujuan dan topik
Ide harus dikelompokan dan dipresentasikan dengan cara logis
Pesan harus memuat informasi dengan lengkap (Pratminingsih, 2006, hlm. 54)
Adapun beberapa alasan penting sehingga pesan harus diorgansir dengan baik adalah :
• Dapat membantu audien untuk memahami isi pesan. Pesan yang terorganisir dengan baik adalah merupakan kunci utama untuk berkomunikasi secara efektif. Pesan yang tersusun dengan baik dan tepat akan dapat memuaskan audien akan kebutuhan informasi
• Dapat membantu tercapainya tujuan pengiriman pesan walaupun pesan kita bersifat logis akan tetapi kita harus menyusun dan menyapaikan pesan tersebut dengan cara yang elegan. Misalnya dengan membuat surat penolakan yang halus dan sopan tetap memberikan kesan yang baik sehingga akan meningatkan kresibilitas kita
• Dapat menghamat waktu yang diperlukan audien untuk memahami isi psean. Pesan yang terorganisir dengan baik akan meningkatkan efisiensi. Pesan hanya akan memuat informasi yang relevan, singkat, dan sistematis serta logis. Bagi audien ini akan meuaskan mereka karena hanya menerima informasi yang mereka butuhkan (Pratminingsih, 2006, hlm. 55)
G. Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan dapat dilakukan dengan membuat outline yang memuat :
• Penentuan dan pengelompokan ide
• Urutan penyampaian ide
Penteuan Dan Pemgempokan Ide-Ide
Menentukan apakah yang akan disampaikan merupakan problem utama yang harus dipecahkan dalam komunikasi bisnis. Jika pesan yang sangat lemah, maka sulit mencari gaya penyampaian pesan yang dipengaruhui oleh hubungan antara setiap ide yang akan disampaikan.
Menyusun sesuatu outline merupakan satu cara untuk menggambarkan hubungan setiap ide. Langkah-langkah dalam menentukan dan mengelompokan ide-ide adalah
a. Menentukan ide utama
Penentuan ide utama bertujuan untuk membantu penerapan sasaran dan strategi umum penyampaian pesan. Ide utama memuat informasi tentang apa yang di inginkan dari audien, dan alasan dasar mengapa audien harus melakukan atau memikirkan hal tersebut.
Tingkatan judul Kombinasi huruf numerik Sistem desimal
Pertama
Kedua
Ketiga
Ketiga
ketiga
Kedua
Ketiga
ketiga
Keempat
Keempat
Kelima
Kelima
Pertama 1.
A.
1.
2.
3.
B.
1.
2.
a.
b.
(1)
(2)
II.
III. A.
1.
2.
b.
det. 1.0
1.1
1.11
1.12
1.13
1.2
1.21
1.22
1.221
1.222
1.2221
1.2222
2.0
2.1
2.11
2.12
2.2
det
b. Menyatakan poin-poin pendukung
Poin-poin pendukung merupakan informasi yang akan digunakan untuk mendukung ide utama. Setiap ide utama harus didukung oleh 3 (tiga) sampai 5 (lima) poin pendukung. dalam menerapkan ide-ide pendukung, penyampai ide sebaiknya berhati-hati untuk tidak bertele-tele sehingga menjadi membosankan, tetapi juga tidak terlalu singkat sehingga menjadi sulit dimengerti.
c. Memberi ilustrasi melalui bukti-bukti terhadap kebenaran poin-poin pendukung diperlukan untuk lebih menyakinkan audien, membantu audien memahami dan mengingat konsep-konsep yang bersifat abstrak . serta menjaga perhatian audien.
d. Adapun cara-cara yang dapat digunakan untuk menguraikan setiap ide pendukung adalah :
1. Dengan mengunakan fakta-fakta atau ilustrasi
cara ini baik digunakan untuk menyampaikan informasi yang memerlukan keakuratan, tetapi membosankan jikan digunakan secara berlebihan
2. Dengan menggunakan cotoh-contoh dan ilustrasi
Cara ini baik digunakan untuk memperjelas pesan dan membuat sausana penyampaian pesan lebih hidup,
3. Dengan uraian
Cara ini baik untuk menerangkan bentuk dan fungsi suatu benda.
4. Dengan menggunkan narasi atau cerita
Cara ini baik digunakan untuk menarik perhatian atau menerangkan ide-ide yang sulit dibuktikan dengan statistik.
5. Dengan menggunakan referensi
Cara ini baik digunakan untuk menambah kredibilitas isi pesan dan untuk membuat penyampaian isi pesan untuk membuat penyampaian isi pesan lebih bervariasi. Dalam menerapkan metode ini, referensi yang dipilih harus dikenal dan dihormati oleh audien.
6. Dengan menggunakan visual aids atau disebut juga alat bantu seperti tabel dan grafik.
Cara ini baik digunakan untuk membuat audien lebih terkesan terhadap informasi yang disajikan (Pratminingsih, 2006, hlm. 58)
Setelah tahap-tahap diatas dikerjakan, maka dapat disusun dalam bentuk “stuktur organisasi” untuk mengorganisir pesan seperti diilustrasikan dibawah ini
e. Menentukan urutan-urutan ide untuk pesan-pesan pendek
Setelah ide-ide dikumpulkan dan dikelompokan, tahap selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan penyampaian ide-ide. Terdapat dua pilihan untuk melakukan hal ini yaitu melakukan metode langsung dan tidak langsung. Pemilihan metode didasarkan kepada perkiraan reaksi audien terhadap tujuan dan isi pesan. Dalam metode langsung, ide-ide utama disampaikan terlebih dahulu, kemudian diikuti oleh informasi-informasi lain yang digunakan untuk mengilustrasikan atau membutikan ide-ide tersebut. Secara umum dapat dikatakan bahwa metode langsung baik digunakan jika audien diperhatikan netral, agak senang, senang, atau sangat senang dengan isi pesan
Kebalikan dari metode langsung adalah metode tidak langsung, dalam metode tidak langsung ilustrasi dan bukti-bukti disampaikan terlebih dahulu. Baru didukung diikuti oleh ide-ide pendukung dan ide utama. Metode ini sebaiknya digunakan jika audien diperkirakan agak tidak senang, atau sangat tidak senang dengan isi pesan yang disampaikan. Untuk menentukan pendekatan nama yang akan digunakan dalam menyampaikan pesan maka dapat disimpulkan hal in akan tergantung pada: reaksi audien saat menerima pesan, pajang pesan yang disampaikan dan jenis yang di sampaikan (Astuti, 2006, hlm.59).
Reaksi audien Pengorganisasian pesan Pembukan Badan pesan Penutup
Senang atau sangat senang Permintaan langsung Mulai dengan permintaan atau ide utama Memberikan informasi secara detail Menutup dengan sangat baik dan menyatakan secara spesifik yang diharapkan
Netral atau agak senang Pesan rutin, berita baik, dan meningkatkan nama baik Mulai dengan ide utama atau berita baik Memberikan informasi secara terperinci Menutup dengan komentar yang baik berhubungan dengan berita atau masa depan yang baik
Agak tidak menyenangkan Berita buruk Mulai dengan peryataan netral yang berfungsi sebagai transisi ke alasan timbulnya berita Memberikan alasan-alasan timbulnya berita buruk. menyatukan berita buruk dan memberikan saran-saran yang fositif Menutup dengan yang baik
tidak senang atau sangat tidak senang Pesan persuasif mulai dengan peryataan atau peryataan yang menarik perhatian Membangkitan minat audien. Membangkitkan keinginan untuk memenuhi pengirim pesan Meminta audien untuk melakukan tindakan sesuai dengan keinginan pengirim pesan
Berita rutin, berita baik, dan pesan goodwill
Pendekatan langsung dapat digunakan untuk surat bisnis yang berisi berita rutin, baik ataupun pesan peningkatan citra baik perusahaan. Respon audien jika menerima pesan ini diperkirakan senang atau netral. Sebagai contoh jika kita megumumkan diskon harga, memberi selamat kolega, atau menerima undangan reaksi yang diberikan penerimaan berita adalah senang atau tidak merasa tidak apa-apa sehingga pesan dapat langsung disampaikan kepada mereka.
pesan persuasif
jika pesan yang dikirm diperkirakan akan menimbulkan respon audien yang sangat tidak senang atau tidak berminat memberikan respon kecuali jika dilakukan usaha-usaha khusus untuk membujuk audien maka pendekatan yang sebaiknya dilakukan adalah pedekatan yang tidak langsung. Sebagai contoh. Jika pesan penagihan hutanng atau penawaran produk baru maka pesan terebut dibuat sangat menarik perhatian mereka dan minat pembaca.
Pembukan dimulai dengan mengemukakan manfaat yang mungkin dapat diperoleh, mengkaitkan dengan problem yang sedang dihadapi pembaca atau mengajukan peryataan yang menarik keinginan pembaca. Selanjutnya isi surat disusun dengan mengembangkan minat pembaca sehingga menimbulkan keinginan untuk merespon pesan sesuai keinganan penulis. setalah minat mereka tergugah maka kita dapat menjelaskan ide utama kita dengan mudah karena pembaca sudah membuka pikiran mereka untuk menerima pesan. Dalam mengirim suatu pesan, pembukaan, badan serta penutup pesan memegang peranan penting terhadap pencapaian tujuan pesan.
f. Menentukan urutan-urutan ide untuk pesan-pesan panjang
Empat metode untuk mengorganisasikan pesan diatas bisa digunakan untuk sebagai besar pesan-pesan pendek. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang seperti laporan dan presentasi, diperlukan pola yang lebih kompleks karena lebih banyak informasi yang terlibat. Pola-pola ini bisa diklasifikasikan menjadi dua kategori yaitu pola informasi dan analisa
Tujuan pesan
Pola informasi subtopik Pola analisa
Kesimpulan dan rekomendasi (audien yang mau menerima ide baru)
Argumen mengunakan logika (audien yang bersifat ragu-ragu)
Secara umum dapat dikatakan bahwa laporan dan presentasi lebih mudah dikerjakan karena disertai fakta-fakta. Pola informasi bisa digunakan menyusun pesan-pesan panjang seperti instruksi pelaksanaan, laporan suatu keadaan, uraian teknik, serta uraian tentang prosedur dalam organisasi. Penyusunan laporan analisa dan presentasi lebih sulit dilakukan karena laporan harus mampu mengarahkan audien kepada suatu kesimpulan spesifik. Jika pembuatan laporan bertujuan untuk bekerja sama dengan audien dalam memecahkan suatu masalah atau membujuk mereka untuk melakukan suatu tindakan tertentu, maka pengorganisasian pesan sebaiknya dilakukan dengan menonjolakan argumen-argumen akan memfokuskan perhatian audien terhadap hal-hal yang harus dilakukan (Pratminingsih, 2006, hlm. 63).
PEMBAHASAN
A. Tahap-Tahap Dalam Komunikasi Tertulis
Proses dasar dalam penulisan pesan tertulis menurut bovee (2003) secara garis besar terdiri dari tiga tahap yaitu.
1) Perencanaan. Dalam perencanaan seorang penulis pesan harus memperhatikan tujuan yang akan dicapai, mengevaluasi penerimaan pesan sehingga kita dapat menyesuaikan pesan kita dengan pengharapan mereka. Carilah beberapa informasi yang dapat memberikan informasi, membujuk atau memotivasi pembaca pesan. Selanjutnya sesuaikan penyampaian ide pokok dan saluran komunikasi yang dapat digunakan.
2) Penulisan. Dalam menyusun pesan yang ingin disampaikan hendaknya pesan disusun dalam bentuk kalimat dan paragraf serta diberikan ilustrasi dan keterangan untuk mendukung pesan yang disampaikan.
3) Revisi. Setelah pesan dirumuskan kedalam kalimat dan paragraf, tahap selanjutnya yang harus dilakukan oleh seorang penulis adalah memeriksa kembali hasil tulisanya untuk mengetahui apakah terdapat kesalahan atau isi yang tidak dapat dimengerti dengan baik. Apabila ditemukan kesalahan maka penulis akan merevisi pesan tersebut agar menjadi benar dan dapat dimengerti dengan jelas tujuan dari ide yang disampaikan (Pratminingsih, 2006, hlm. 50)
B. Menganalisa Tujuan Dan Penerimaan Pesan
Dalam tahap perencanaan hal pertama yang dilakukan seseorang yang akan menulis pesan adalah menentukan tujuan dan menganalisa penerimaan pesan. Secara umum semua pesan bisnis mempunyai tiga tujuan pokok yaitu memberikan informasi, membujuk dan untuk membina kerjasama dengan penerima pesan (Audien). Tujuan yang akan mempengaruhi seberapa besar partipasi dan kontrol yang akan dipegang oleh pengirim pesan terhadap audien. Apabila tujuan ingin dicapai adalah penyampaian informasi maka hanya dibutuhkan sedikit interaksi dengan audien, kontrol dipegang oleh pengirim pesan. Akan tetapi bila tujuan komunikasi yang akan dicapai adalah membujuk maka diperlukan interaksi yang cukup dengan audien, artinya diperlukan pertisipasi penerima pesan walaupun kontrol masih tetap dikendalikan penerima pesan (Pratminingsih, 2006, hlm. 51)
Setelah menentukan pesan yang ingin dicapai, selanjutnya yang perlu dipertimbangkan adalah mengevaluasi kembali tujuan tersebut. Untuk mengevaliasi tujuan ada beberapa hal yang dapt dijadikan pertimbangan:
• Apakah tujuan kita realitis ? jika tujuan yang ingin dicapai melibatkan perubahan perilaku radikal maka dilakukan secara perlahan-lahan karena pada umumnya orang akan enggan mengubah kebiasaanya secara mendadak
• Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat ? untuk informasi yang penting dan mempengaruhi orang banyak maka sebaiknya top manajerlah yang menyampaikan informasi tersebut, karena ia dianggap lebih ahli dan dapat dipercaya.
• Apakah tujuan yang ingin dicapai dapat diterima oleh perusahaan ? Dalam menentukan tujuan yang dicapai dalam komunikasi tertulis sebaiknya disesuaikan dengan tujuan umum dari perusahaan sehingga tidak ada pertentangan tujuan. Hal ini penting agar semua aktivitas yang dilakukan perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan (Pratminingsih, 2006, hlm. 51)
C. Menganalisa Audien
Menganalisa audien bertujuan menentukan materi yang akan dicakup dalam pesan serta cara mepenyapaian pesan. Adapun penganalisaan audien dapat dilakukan dengan jalan menjawab pertanyaan-pertanyaan di bawah ini:
Mengembangkan dan menganalisa karakter audien
Beberapa jumlah dan bagaimana komposisi audien?
Siapakah audien kita: atasan, bawahan, teman sejawat, atau publik?
Bagaimana kira-kira reaksi audien terhadap isi pesan?
Bagaimana kira-kira tingkat pemahaman audien terhadap topik?
Memuaskan audien dengan informasi yang disampaikan
Berusaha mengetahui informasi apa saja yang ingi diketahui oleh audien.
Menyiapkan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diperkirakan akan diajukan oleh audien .
Menyiapkan informasi-informasi yang akurat.
Menekankan isi pesan terhadap hal-hal yang menarik perhatian oleh audien
Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan kondisi audien. Hal ini perlu dilakukan kerena audien mungkin hanya:
Menpunyai waktu yang sedikit
Mungkin terasa terganggu
Mungkin hanya memberikan pioritas rendah terhadap pesan (Pratminingsih, 2006, hlm. 52)
D. Menentukan Ide Utama
Hal ini dilkukan untuk membatasi topik pembahasan. Topik merupakan tema pesan secara umum sedangka ide utama merupakan peryataan tentang topik. Contoh penentuan ide utama dapat dilihat di bawah ini
Tujuan utama Topik Tujuan spesifik Ide utama
Untuk menginformasikan Pengisian klaim asurasnsi Untuk mengajar wiraniaga bagaimana cara mengajukan klaim asuransi Pengisian klaim secara tepat dapat menghemat waktu dan uang
Tidak selamanya proses penentuan ide-ide utama dapat dilakukan dengan mudah. Beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengembangkan ide-ide utama adalah:
a) Menggunakan teknik brainstorming
b) Mengunakan metode story tellers tour
c) Membuat list secara random
d) Membuat lajur-lajur yang memuat penemuan fakta, kesimpulan dan rekomendasi
e) Pendekatan jurnalistik yang digunakan dengan cara menjawab 5w + H
f) Dengan menggunakan resfektif audien, maka disusun hubungan tanya jawab (Pratminingsih, 2006, hlm. 53)
E. Pemilihan Channel Dan Media
Komunikasi tertulis sangat bervariasi ditinjau dari segi formalitasnya. Dengan mengunakan komunikasi tertulis, maka pengirim pesan mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan megontrol pesan. Media yang paling banyak digunakan dalam komunikasi adalah :
a) Surat
b) Surat biasanya digunakan untuk meyampaikan dokumen-dokumen singkat yang terdiri dari dua atau tiga halaman.
c) Memo
d) Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang bersifat rutin
e) Laporan dan proposal
f) Laporan dan proposal digunakan untuk menyampaikan pesan yang bersifat klompleks dan objektif (Pratminingsih, 2006, hlm. 54)
Berdasarkan tujuannya, surat dan memo dapat diklasifikasikan dalmam 4 kategori, yaitu
1. Permintaan langsung. Adalah surat yang berisi pesan yang bersifat langsung, missalnya permintaan akan informasi mengenai produk terbaru yang dikeluarkan perusahaan.
2. Menyampaikan informasi rutin yang bertujuan untuk menyampaikan berita baik atau berita yang bertujuan meningkatkan nama baik perusahaan.
3. Menyampaikan berita buruk. Adalah surat yang berisi berita yang kurang menyenangkan bagi pembaca misalnya surat penolakan kredit. atau surat penolakan kerja
4. Menyampaikan informasi yang bersifat membujuk. Adalah surat yang berisi berita yang mengharapakan pembaca untuk melakukan sesuai dengan permintaan pengirim berita . contohnya penagihan hutang, surat penawaran produk baru (Pratminingsih, 2006, hlm. 54)
F. Pengorganisasian Dan Penysunan Pesan Bisnis
Sesuatu pesan dapat dikatakan terorganisir dengan baik jika semua komponennya saling mendukung dalam pola yang menyatu. pesan yang terorganisir denagan baik mempunyai karakteristik-karakteristik sebagai berikut :
Pesan mempunyai tujuan dan topik yang jelas
Semua informasi yang dimuat dalam pesan berhubungan dengan tujuan dan topik
Ide harus dikelompokan dan dipresentasikan dengan cara logis
Pesan harus memuat informasi dengan lengkap (Pratminingsih, 2006, hlm. 54)
Adapun beberapa alasan penting sehingga pesan harus diorgansir dengan baik adalah :
• Dapat membantu audien untuk memahami isi pesan. Pesan yang terorganisir dengan baik adalah merupakan kunci utama untuk berkomunikasi secara efektif. Pesan yang tersusun dengan baik dan tepat akan dapat memuaskan audien akan kebutuhan informasi
• Dapat membantu tercapainya tujuan pengiriman pesan walaupun pesan kita bersifat logis akan tetapi kita harus menyusun dan menyapaikan pesan tersebut dengan cara yang elegan. Misalnya dengan membuat surat penolakan yang halus dan sopan tetap memberikan kesan yang baik sehingga akan meningatkan kresibilitas kita
• Dapat menghamat waktu yang diperlukan audien untuk memahami isi psean. Pesan yang terorganisir dengan baik akan meningkatkan efisiensi. Pesan hanya akan memuat informasi yang relevan, singkat, dan sistematis serta logis. Bagi audien ini akan meuaskan mereka karena hanya menerima informasi yang mereka butuhkan (Pratminingsih, 2006, hlm. 55)
G. Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan dapat dilakukan dengan membuat outline yang memuat :
• Penentuan dan pengelompokan ide
• Urutan penyampaian ide
Penteuan Dan Pemgempokan Ide-Ide
Menentukan apakah yang akan disampaikan merupakan problem utama yang harus dipecahkan dalam komunikasi bisnis. Jika pesan yang sangat lemah, maka sulit mencari gaya penyampaian pesan yang dipengaruhui oleh hubungan antara setiap ide yang akan disampaikan.
Menyusun sesuatu outline merupakan satu cara untuk menggambarkan hubungan setiap ide. Langkah-langkah dalam menentukan dan mengelompokan ide-ide adalah
a. Menentukan ide utama
Penentuan ide utama bertujuan untuk membantu penerapan sasaran dan strategi umum penyampaian pesan. Ide utama memuat informasi tentang apa yang di inginkan dari audien, dan alasan dasar mengapa audien harus melakukan atau memikirkan hal tersebut.
Tingkatan judul Kombinasi huruf numerik Sistem desimal
Pertama
Kedua
Ketiga
Ketiga
ketiga
Kedua
Ketiga
ketiga
Keempat
Keempat
Kelima
Kelima
Pertama 1.
A.
1.
2.
3.
B.
1.
2.
a.
b.
(1)
(2)
II.
III. A.
1.
2.
b.
det. 1.0
1.1
1.11
1.12
1.13
1.2
1.21
1.22
1.221
1.222
1.2221
1.2222
2.0
2.1
2.11
2.12
2.2
det
b. Menyatakan poin-poin pendukung
Poin-poin pendukung merupakan informasi yang akan digunakan untuk mendukung ide utama. Setiap ide utama harus didukung oleh 3 (tiga) sampai 5 (lima) poin pendukung. dalam menerapkan ide-ide pendukung, penyampai ide sebaiknya berhati-hati untuk tidak bertele-tele sehingga menjadi membosankan, tetapi juga tidak terlalu singkat sehingga menjadi sulit dimengerti.
c. Memberi ilustrasi melalui bukti-bukti terhadap kebenaran poin-poin pendukung diperlukan untuk lebih menyakinkan audien, membantu audien memahami dan mengingat konsep-konsep yang bersifat abstrak . serta menjaga perhatian audien.
d. Adapun cara-cara yang dapat digunakan untuk menguraikan setiap ide pendukung adalah :
1. Dengan mengunakan fakta-fakta atau ilustrasi
cara ini baik digunakan untuk menyampaikan informasi yang memerlukan keakuratan, tetapi membosankan jikan digunakan secara berlebihan
2. Dengan menggunakan cotoh-contoh dan ilustrasi
Cara ini baik digunakan untuk memperjelas pesan dan membuat sausana penyampaian pesan lebih hidup,
3. Dengan uraian
Cara ini baik untuk menerangkan bentuk dan fungsi suatu benda.
4. Dengan menggunkan narasi atau cerita
Cara ini baik digunakan untuk menarik perhatian atau menerangkan ide-ide yang sulit dibuktikan dengan statistik.
5. Dengan menggunakan referensi
Cara ini baik digunakan untuk menambah kredibilitas isi pesan dan untuk membuat penyampaian isi pesan untuk membuat penyampaian isi pesan lebih bervariasi. Dalam menerapkan metode ini, referensi yang dipilih harus dikenal dan dihormati oleh audien.
6. Dengan menggunakan visual aids atau disebut juga alat bantu seperti tabel dan grafik.
Cara ini baik digunakan untuk membuat audien lebih terkesan terhadap informasi yang disajikan (Pratminingsih, 2006, hlm. 58)
Setelah tahap-tahap diatas dikerjakan, maka dapat disusun dalam bentuk “stuktur organisasi” untuk mengorganisir pesan seperti diilustrasikan dibawah ini
e. Menentukan urutan-urutan ide untuk pesan-pesan pendek
Setelah ide-ide dikumpulkan dan dikelompokan, tahap selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan penyampaian ide-ide. Terdapat dua pilihan untuk melakukan hal ini yaitu melakukan metode langsung dan tidak langsung. Pemilihan metode didasarkan kepada perkiraan reaksi audien terhadap tujuan dan isi pesan. Dalam metode langsung, ide-ide utama disampaikan terlebih dahulu, kemudian diikuti oleh informasi-informasi lain yang digunakan untuk mengilustrasikan atau membutikan ide-ide tersebut. Secara umum dapat dikatakan bahwa metode langsung baik digunakan jika audien diperhatikan netral, agak senang, senang, atau sangat senang dengan isi pesan
Kebalikan dari metode langsung adalah metode tidak langsung, dalam metode tidak langsung ilustrasi dan bukti-bukti disampaikan terlebih dahulu. Baru didukung diikuti oleh ide-ide pendukung dan ide utama. Metode ini sebaiknya digunakan jika audien diperkirakan agak tidak senang, atau sangat tidak senang dengan isi pesan yang disampaikan. Untuk menentukan pendekatan nama yang akan digunakan dalam menyampaikan pesan maka dapat disimpulkan hal in akan tergantung pada: reaksi audien saat menerima pesan, pajang pesan yang disampaikan dan jenis yang di sampaikan (Astuti, 2006, hlm.59).
Reaksi audien Pengorganisasian pesan Pembukan Badan pesan Penutup
Senang atau sangat senang Permintaan langsung Mulai dengan permintaan atau ide utama Memberikan informasi secara detail Menutup dengan sangat baik dan menyatakan secara spesifik yang diharapkan
Netral atau agak senang Pesan rutin, berita baik, dan meningkatkan nama baik Mulai dengan ide utama atau berita baik Memberikan informasi secara terperinci Menutup dengan komentar yang baik berhubungan dengan berita atau masa depan yang baik
Agak tidak menyenangkan Berita buruk Mulai dengan peryataan netral yang berfungsi sebagai transisi ke alasan timbulnya berita Memberikan alasan-alasan timbulnya berita buruk. menyatukan berita buruk dan memberikan saran-saran yang fositif Menutup dengan yang baik
tidak senang atau sangat tidak senang Pesan persuasif mulai dengan peryataan atau peryataan yang menarik perhatian Membangkitan minat audien. Membangkitkan keinginan untuk memenuhi pengirim pesan Meminta audien untuk melakukan tindakan sesuai dengan keinginan pengirim pesan
Berita rutin, berita baik, dan pesan goodwill
Pendekatan langsung dapat digunakan untuk surat bisnis yang berisi berita rutin, baik ataupun pesan peningkatan citra baik perusahaan. Respon audien jika menerima pesan ini diperkirakan senang atau netral. Sebagai contoh jika kita megumumkan diskon harga, memberi selamat kolega, atau menerima undangan reaksi yang diberikan penerimaan berita adalah senang atau tidak merasa tidak apa-apa sehingga pesan dapat langsung disampaikan kepada mereka.
pesan persuasif
jika pesan yang dikirm diperkirakan akan menimbulkan respon audien yang sangat tidak senang atau tidak berminat memberikan respon kecuali jika dilakukan usaha-usaha khusus untuk membujuk audien maka pendekatan yang sebaiknya dilakukan adalah pedekatan yang tidak langsung. Sebagai contoh. Jika pesan penagihan hutanng atau penawaran produk baru maka pesan terebut dibuat sangat menarik perhatian mereka dan minat pembaca.
Pembukan dimulai dengan mengemukakan manfaat yang mungkin dapat diperoleh, mengkaitkan dengan problem yang sedang dihadapi pembaca atau mengajukan peryataan yang menarik keinginan pembaca. Selanjutnya isi surat disusun dengan mengembangkan minat pembaca sehingga menimbulkan keinginan untuk merespon pesan sesuai keinganan penulis. setalah minat mereka tergugah maka kita dapat menjelaskan ide utama kita dengan mudah karena pembaca sudah membuka pikiran mereka untuk menerima pesan. Dalam mengirim suatu pesan, pembukaan, badan serta penutup pesan memegang peranan penting terhadap pencapaian tujuan pesan.
f. Menentukan urutan-urutan ide untuk pesan-pesan panjang
Empat metode untuk mengorganisasikan pesan diatas bisa digunakan untuk sebagai besar pesan-pesan pendek. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang seperti laporan dan presentasi, diperlukan pola yang lebih kompleks karena lebih banyak informasi yang terlibat. Pola-pola ini bisa diklasifikasikan menjadi dua kategori yaitu pola informasi dan analisa
Tujuan pesan
Pola informasi subtopik Pola analisa
Kesimpulan dan rekomendasi (audien yang mau menerima ide baru)
Argumen mengunakan logika (audien yang bersifat ragu-ragu)
Secara umum dapat dikatakan bahwa laporan dan presentasi lebih mudah dikerjakan karena disertai fakta-fakta. Pola informasi bisa digunakan menyusun pesan-pesan panjang seperti instruksi pelaksanaan, laporan suatu keadaan, uraian teknik, serta uraian tentang prosedur dalam organisasi. Penyusunan laporan analisa dan presentasi lebih sulit dilakukan karena laporan harus mampu mengarahkan audien kepada suatu kesimpulan spesifik. Jika pembuatan laporan bertujuan untuk bekerja sama dengan audien dalam memecahkan suatu masalah atau membujuk mereka untuk melakukan suatu tindakan tertentu, maka pengorganisasian pesan sebaiknya dilakukan dengan menonjolakan argumen-argumen akan memfokuskan perhatian audien terhadap hal-hal yang harus dilakukan (Pratminingsih, 2006, hlm. 63).
Komentar
Posting Komentar