Definisi manajemen proses
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam perkembangan zaman, dibutuhkan perusahaan yang pintar dalam melihat peluangbisnis yang sedang bersaing sangat ketat seiring perkembangannya. Bagi suatu perusahaan yang menginginkan bisnianya tetap berjalan dan berkompetiss dengan perusaaan lain, makadibutuhkan suatu produk dari perusahaan mereka yang berkualitas, dapat memenuhi kebutuhanpelanggan, dan tidak mengecewakan konsumen. Bagi komsumen , produk yang berkuakitas itu, ialah produk yang bisa digunakan sesuaikebutuhan dan sesuai keinginan, dan sesuai permintaan.
Bagi perusahaan yang tidak jeli dengan permintaan tersebut maka akan berakibat fatal. Karena semakin banyaknya produk yang sejenis yang akan diperodksi dan lebih memperdulikan keinginan para konusmen yang datang. Konsumen yang semakin pintar dalam memilih produk yang akan digunakanya pun biasmembuat perusahaan semakin ketat dalam bersaing .
Semakin ketatnya persaingan yang ada, maka dbutuhkan kualitas yang memadai pada produktersebut, dan perlunya perencanaan kualitas yang baik, serta melakukan perbaikan kualitas secara terus menerus jikakegiatan ini dilakukan atau diterapkan dalam suatu perusahaan, maka perusahaan tersebut bisa menjadi kuat apabila diselingi dengan peduli terhadap pendapat dankeinginan konsumen, kecil kemungkinan perusahaan tersebut tidak bias bersaing di pasar.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah adalah pertanyaan yang akan menjadi suatu pembahasan dalam suatu makalah atau karya tulis ilmuah, berikut adalah rumusan masalah yang akanmnejadi pembahasan pada makalah ini:
a. Apa yang dimaksud dengan definisi manajemen proses dan proses?
b. Apasajakah langkah-langkah perbaikan proses?
c. Bagaimana caranya untuk perbaikan dan pengendalian?
C. Tujuan Masalah
Tujun daripenulisan atau penyusunan malah ini selain dari tugas atau tuntutan dari dosen pengampu juga ada beberapah hal yang ingin dicarai, berikut merupakan tujuan yang terpenting diantaranya:
a. Dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan definisi manajemen proses dan proses
b. Dapat mengetahui apa sajakah langkah-langkah perbaikan proses
c. Dapat mengetahui bagaimana caranya untuk perbaikan dan pengendalian,
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Manajemen Proses dan Proses
Istilah lain untuk proses adalah Task. Proses adalah program yang sedang dieksekusi. Secara fisik proses berisi instruksi dan data, program counter, semua nilai register pemroses, serta stack yang berisi data yang bersifat sementara (temporer) seperti data parameter-parameter rutin, alamat kirim dan variabel-variabel lokal .
Suatu manajeman proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material metode,dan mesin atau peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untukpelanggan. Suatu proses mengkonversi input terukut ke dalam output terukur melalui sejumlahlangkah sekuensial yang terorganisasi.Terdapat empat kelompok orang yang terlibat dalam operasi proses, yaitu :
a. Pelanggan (customers), yaitu orang yang akan menggunakan output secara langsung(disebtu sebagai pelanggan eksternal) atau orang yang akan menggunakan output itusebagai input dalam proses kerja mereka (disebut sebagai pelanggan internal).
b. Kelompok kerja (work group),yaitu orang-orang yang bekerja dalam proses untukmenghasilkan dan menyerahkan output yang diinginkan itu.
c. Pemasok (supplier),yaitu orang yang memberikan input ke proses kerja. Orang-orangyang bekerja dalam proses pada kenyataannya merupakan pelanggan dari pemasok.
d. Pemilik proses (process owner),yaitu orang yang bertanggung jawab untuk operasi dariproses dan untuk perbaikan proses itu.
B. Langkah Langkah Perbaikan Proses
Langkah Perbaikan Proses:
Mendefinisikan masalah proses identifikasi dan dokumentasi proses mengukur performansi memahami mengapa suatu masalah proses terjadi mengembangkan dan menguji ide-ide implementasi solusi dan evaluasi.
Model Manajemen Proses Terstruktur :
Langkah Model manajemen proses terstruktur (Gasperz) sbb:
Identifikasi, Proses, Pemilihan Tim, Penetapan Ruang Lingkup, dan TujuanIdentifikasi Kelemahan. Proses Pengembangan Rekomendasi untuk perbaikan proses Memperoleh persetujuan Pengembangan Rencana KualitasPresentasi Rencana Kualitas Implementasi dan Pemantauan KemajuanPerbaikan Proses .
Perbaikan Kualitas:
Kebutuhan Untuk Perbaikan Penerapan manajemen kualitas padaindustri jasa terdiri dari: Perbaikan yang terus manerus, Perbaikan proses,Rekayasa ulang. proses bisnis yang dilaksanakan melalui : Menilaikemampuan potensial yang ada, Desain ulang proses bisnis Implementasi.Perbaikan pelayan memerlukan komitmen yang tinggi mencakup aspekmanusia ( motivasi ) dan aspek teknologi secara seimbang Perbaikan dilakukan secara terus menerus ( continous development). Proses => integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode & mesin atau peralatan dlm suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan.
Pihak yg terlibat dlm operasi & perbaikan proses:
• Pelanggan.
• Kelompok kerja
• Pemasok
• Pemilik kategori informasi:
o Kebutuhan pelanggan2.
o Feedback
Komponen penting untuk manajemen proses
• Kepemilikan, menugaskan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan perbaikan proses.
• Perencanaan.
• Pengendalian & menjamin efektivitas.
• Pengukuran.
• Perbaikan atau peningkatan.
• Optimisasi.
Langkah Perbaikan Proses
Mendefinisikan masalah proses (identifikasi output, identifikasi pelanggan, definisikebutuhan pelanggan, identifikasi proses yg menghasilkan output, identifikasi pemilik proses). Identifikasi & dokumentasi proses (diagram alir) => sebagai bahan informasi. Mengukur performansi (proses, output, outcome) => mengacu pada harapan pelanggan. Kelompoknya=> pelanggan, pemegang saham, karyawan & masyarakat. Apa sumber variasi (ketidakseragaman dlm sistem)? Preventif & korektif. Mengembangkan & menguji ide-ide => ditujukan langsung pd akar penyebab. Implementasi solusi & evaluasi. Penyebab Timbulnya Variasi Penyebab Utama, faktor-faktor di dalam sistem atau yang melekat pada proses operasi yang menyebabkan timbulnya variasi dalam sistem serta hasil-hasilnya. Diselesaikan dengan perbaikan mendasar pada system yang ada.
Penyebab Khusus, kejadian-kejadian di luar sistem yang mempengaruhi variasi dalam system:
• Diselesaikan dengan menghilangkan sumber variasi.
• Akar penyebab dari variasi & pemborosan di tempat kerja.
• Tata letak pabrik & kantor yg buruk
• Waktu set-up peralatan & mesin yg panjang
• Metode kerja yg tdk standar
• Perencanaan yang buruk
• Peralatan pengukuran yg tdk akurat
• Masalah kualitas material dg pemaso
C. Proses perbaikan dan pengendalian
Kaizen merupakan konsep Jepang yang berarti perbaikan berkesinambungan. Pendekatan ini hanya dapat berhasil dengan baik apabila disertai dengan usaha sumber daya manusia yang tepat. Untuk mencapai perbaikan berkesinambungan, seorang manajer tidak cukup bila hnaya menerima ide perbaikan, tetapi juga secara aktif mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan perbaikan atau dengan kata lain “never accept the status quo‟. Pelaksanaan perbaikan proses berkesinambungan meliputi :
• Penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan.
• Pemilihan dan implementasi pemecahan yang paling efektif dan efisien.
• Evaluasi ulang, standarisasi, dan pengulangan proses.
Pendekatan Perbaikan Berkesinambungan
Untuk mengikuti perubahan lingkungan eksternal, seorang manajer harus mengubah organisasi. Seorang manajer harus selalu melakukan perbaikan yang berkesinambungan yang merupakan usaha konstan untuk mengubah dan membuat sesuatu menjadi lebih baik. Pendekatan TQM terhadap perbaikan berbeda dengan pendekatan tradisional. Beberapa perbedaan pokok diuraikan pada bagian berikut:
Aspek Pendekatan Tradisional TQM
Alasan Fokus pada produk baru, pengembangan, episodik, reaktif terhadap masalah, hanya bila ada masalah besar. Fokus pada sistem yang luas, tidak berakhir proaktif.
Pendekatan respon terhadap kesalahan Trial dan error, hukuman, ketakutan, menyembunyikan, karyawan yang bertanggung jawab. Metode ilmiah pembelajaran, keterbukaan berusaha melakukan perbaikan sistem/proses, manajemen yang bertanggung jawab.
Pengambilan keputusan Tujuan politis dan individu jangka pendek. Tujuan organisasional yang strategis dan jangka panjang.
Peranan manajerial Mengadministrasikan menjaga status Quo. Mengubah status Quo
Wewenang Top-Driven melalui peraturan dan kebijakan. Customer-driver melalui visi dan pemberdayaan.
Fokus Hasil bisnis melalui quota target. Hasil bisnis melalui kemampuan sistem alat dikaitkan dengan hasil.
Control Perencanaan sektor pelaporan pengevaluasian. Belajar statistika mengenai penyebab variasi.
Alat Mendelagasi pada staf dan bawahan. Dimiliki manajer dan dilakukan oleh staf dan bawahan.
1. Alasan ( accasion )
Dalam pendekatan tradisional, perbaikan tidak akan dilakukan jika tidak ada masalah besar. Sedangkan dalam TQM perbaikan dilakukan pada setiap aspek dalam sistem organisasi pada setiap kesempatan, bahkan pada saat tidak ada masalah besar.
2. Pendekatan ( approach )
Dalam pendekatan tradisional, manajer melakukan perbaikan dengan coba-coba (trialand error). Sedangkan dalam TQM manajer menggunakan metode ilmiah untuk mempelajari perubahan yang diusulkan dan akibat yang dapat ditimbulkannya.
3. Respon terhadap kesalahan
Dalam pendekatan tradisional, manajer tidak toleran terhadap sebuah kesalahan dan memandang kesalahan sebagai kegagalan. Sedangkan dalam TQM manajer memandang kesalahan sebagai kesempatan untuk belajar, walaupun pada umumnya kesalahan itu tidak disukai.
4. Perspektif terhadap pengambilan keputusan
Dalam pendekatan tradisional manajer membuat keputusan yang secara politis bermanfaat untuk mencapai tujuan jangka pendek personal. Sedangkan dalam TQM manajer membuat keputusan untuk mendukung tercapainya tujuan strategis.
5. Peranan manajerial
Dalam pendekatan tradisional manajer mengadministrasikan sistem yang ada dan memeliharanya. Sedangkan dalam TQM manajer tertantang untuk melakukan perbaikan strategik untuk memenuhi permintaan dimasa yang akan datang.
6. Wewenang
Dalam pendekatan tradisional, manajer membagikan wewenang dari atas ke bawah melalui peraturan dan kebijakan. Sedangkan dalam TQM manajer puncak masih memegang wewenang. Tetapi dibagikan dengan mengkomunikasikan pandangannya dan memberdayakan para karyawan untuk merealisasikan pandangan tersebut.
7. Fokus
Dalam pendekatan tradisional, manajer berfokus pada perbaikan bisnis melalui penentuan kuota dan target. Sedangkan dalam TQM manajer berfokus pada perbaikan hasil bisnis melalui perbaikan kemampuan sistem.
8. Pengendalian
Dalam pendekatan tradisional, manajer mengendalikan organisasi dengn menghitungkan kinerja individu, memeriksa laporan reguler, dan mengevaluasi kinerja mereka. Sedangkan dalam TQM manajer secara statistik mempelajari variasi untuk memahami penyebab kinerja yang buruk dan mengubah sistem untuk memperbaiki kinerja.
9. Alat
Dalam pendekatan tradisional, manajer mendelegasikan alat untuk memperbaiki pada staf atau bawahan yang memikirkan bagaimana cara untuk mencapai target yang telah ditetapkan. Sedangkan dalam TQM manajer mengasumsikan tanggung jawab sebagai alat untuk melakukan perbaikan yang dilakukan oleh staf atau bawahan.
Struktur Perbaikan Kualitas
Jadi perbaikan kualitas terjadi begitu saja, tetapi di rencanakan dan dilaksanakan secara sistematis dan tahap demi tahap ( step-by-step ). Agar satu organisasi dapat melaksanakan perbaikan berkesinambungan, organisasi tersebut harus terstruktur dengan tepat. Langkah-langkah strukturisasi untuk perbaikan kualitas hidup menurut Josep Juran terdiri atas tiga langkah berikut :
1. Membentuk dewan kualitas
Dewan kualitas bertanggung jawab atas perbaikan berkesinambungan tanggung jawab dasar dewan kualitas adalah untuk mengadakan, mengkoordinasikan dan mengelembagakan perbaikan kualitas tahunan. Dewan kualitas harus melibatkan keputusan dari level eksekutif perusahaan.
2. Menyusun pernyataan tanggung jawab dewan kualitas
Pernyataan tanggung jawab meliputi :
a. Rumusan kebijakan yang berkaitan dengan kualitas.
b. Patok duga dan dimensi yang harus ditetapkan (biaya kualitas rendah, dll).
c. Proses pembentukan tim dan pemilihan proyek.
d. Sumber daya yang dibutuhkan.
e. Implementasi proyek.
f. Ukuran kualitas untuk memantau kemajuan dan melakukan usaha pemantauan.
g. Program penghargaan dan pengakuan yang digunakan.
3. Membangun infrastruktur yang diperlukan
Selain dewan kualitas yang merupakan basis usaha kualitas organisasi, infrastruktur kualitas juga diperlukan untuk mendukung usaha perbaikan yang dilakukan.
Identifikasi Kebutuhan Akan Perbaikan
Organisasi memiliki sumber daya yang sangat terbatas, oleh karena itu harus dioptimalkan dan digunakan untuk menghasilkan manfaat yang paling besar. Cara untuk memperoleh manfaat tersebut adalah meneliti dengan seksama bagian mana yang memerlukan perbaikan. Ada empat strategi yang dapat diterapkan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan perbaikan, yaitu :
1. Menerapkan multi-voting, Multi-voting mencakuo penggunaan teknik brainstroming untuk menyusun daftar proyek perbaikan potensial. Dari daftar tersebut dipilih proyek yang mendapatkan prioritas untuk dilaksanakan.
2. Mengidentifikasikan kebutuhan pelanggan, Pelanggan dilibatkan dalam proses identifikasi kebutuhan akan perbaikan. Kebutuhan dasar pelanggan tersebut dijadikan dasar bagi proyek perbaikan.
3. Mempelajari penggunaan waktu, Strategi ini mempelajari bagaimana proses karyawan memanfaatkan waktunya.
4. Melokalisasikan masalah, Melokalisir masalah adalah membatasi tempat, saat dan jumlah terjadinya suatu masalah. Dengan demikian sumber masalah dapat ditemukan dan diatasi dengan baik.
Proses Perbaikan dan Pengendalian
Proses perbaikan dan pengendalian di bentuk oleh empat building blocks, yaitu input, transformasi output ,dan costo,er value. Setiap output memiliki pelanggan, baik internal maupun eksternal. Manajer bertanggung jawab untuk mengendalikan dan memperbaiki input sistem sebagai faktor penentu output. Elemen dasar dari proses perbaikan dan pengendalian terdiri dari empat tahap:
1. Penetapan standar untuk pengendalian dan perbaikan
Digunakan manajer untuk mengkomsusikan visi dan menetapkan tujuan yang realistis berdasarkan umpan balik mengenai kinerja yang ada.
2. Pengakuan
Dalam tahap ini ditetapkan pengukuran yang tepat dan data yang diperlukan untuk penilaian kinerja.
3. Studi
Manajer menganalisis data dengan menggunakan metode statistic dan alat serta teknik lain untuk mengetahui penyebab penyimpangan. Pendekatan TQM mencari penyebab penyimpangan yang kemudian akan diperbaiki.
4. Tindakan
Tahap ini melakukan tindakan koreksi berdasarkan pengetahuan yang di peroleh dari umpan balik. Tindakan yang di ambil dari masing-masing building block didasarkan pada informasi umpan balik yang di peroleh dari hasil studi. Penerapan pengukuran studi tindakan pada keempat titik merupakan aspek pengendalian kerja yaitu:
• Preliminary control
Preliminary control bersifat preventif untuk menghindari hasil yang tidak diinginkan dan proaktif untuk mencapai hasil yang semakin meningkat. Bagian terpenting dari preliminary control adalah tugas memperbaiki sistem didasarkan pada sumber penyebabnya.
• Concurrent control
Concurrent control dilakukan berdasarkan waktu yang sesungguhnya. Berisi konteks terhadap pekerjaan yang telah dilakukan berkaitan dengan desain dan prosedur. Tindakan koreksi termasuk menyesuaikan setting mesin, pendistribusian kembali waktu dan energi atau perbaikan perilaku.
• Rework control
Rework control diperlukan jika kedua macam pengendalian diatas mengalami kegagalan, sehingga diperlukan pengerjaan ulang terhadap defect dan output yang tidak sesuai target. Terkadang pengerjaan ulang tidak dilakukan karena memerlukan biaya yang terlalu besar.
• Damage Control
Damage Control terjadi jika ketiga pengendalian diatas mengalami kegagalan. Dalam TQM, manajer berusaha untuk mencegah kegagalan dan menjamin kesuksesan di masa yang akan datang dengan upstream control.
Contoh Aktivitas Kaizen
Kaizen merupakann aktivitas harian yang pada prinsipnya memiliki dasar sebagai berikut :
1. Berorientasi pada proses dan hasil.
2. Berpikir secara sistematis pada seluruh proses.
3. Tidak menyalahkan, tetapi terus belajar dari kesalahan yang terjadi di lapangan.
Terdapat 5 aktivitas pokok dalam perbaikan berkesinambungan yakni sebagai berikut :
1. Komunikasi. Komunikasi berguna untuk memberi informasi sebelum, selama dan sesudah dilakukannya usaha perbaikan.
2. Memperbaiki kesalahan yang nyata. Diperlukan penelitian untuk mengidentifikasikan permasalahan dan mengatasinya.
3. Memandang ke hulu. Aktivitas yang dilakukan adalah mencari penyebab suatu masalah dengan menggunakan alat yang dapat memisahkan antara penyebab dan gejala.
4. Dokumentasi masalah dan kemajuan. Dengan dokumentasi masalah dan kemajuan akan memudahkan dalam memecahkan masalah yang sama pada masa mendatang.
5. Memantau perubahan. Kinerja suatu proses perlu dilakukan pemantauan untuk memastikan masalah telah dilakukan perbaikan secara tuntas.
Manajemen Proses dan Strategi Perbaikan Proses
Strategi standar yang biasa digunakan untuk memperbaiki proses secara berkesinambungan adalah sebagai berikut :
1. Menggambarkan proses yang ada
Strategi ini ditempuh untuk menjamin bahwa setiap orang yang terlibat dalam usaha perbaikan proses telah memiliki pemahaman mengenai proses secara mendalam.
2. Membakukan proses
Untuk melakukan perbaikan proses secara berkesinambungan setiap orang yang terlibat dalam operasi harus menggunakan prosedur yang sama.
3. Menghilangkan kesalahan dalam proses
Strategi ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan kesalahan yang sering terjadi dalam operasi suatu proses.
4. Merampingkan proses
Dilaksanakan untuk mengurangi waktu siklus produksi, dan menghapus tahap-tahap yang tidak perlu.
5. Mengurangi sumber-sumber terjadinya variasi
Sumber-sumber ini dapat dilacak berdasarkan perbedaan-perbedaan yang timbul karena faktor manusia,mesin,instrumen pengukuran, material, sumber material, kondisioperasi, dan waktu operasi. Perbedaan antara orang yang berlainan dapat berupa tingkat kemampuan, pelatihan, pendidikan , pengalaman, dan motivasi.
6. Menerapkan pengendalian proses statistikal
Metode pengendaliaan proses statistical (SPC) memungkinkan penghapusan variasi. Dengan demikian proses dapat berjalan dan terpelihara dengan konsisten.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pembahasan mengeani manajemen proses ini memiliki tiga sub pokok yang menjadi tolak ukur pembahasan kali ini. Kesimpulan yang dapat kami tarik dalam penyusunan kali ini sebagai bebrikut:
1. Manajeman proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material metode,dan mesin atau peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untukpelanggan. Suatu proses mengkonversi input terukut ke dalam output terukur melalui sejumlahlangkah sekuensial yang terorganisasi.
2. Langka-langkah dalam memperbaiki proses memiliki dua langkah yaitu langkah perbaikan secara proses dan langkah perbaikan secara kualitas yangmana kdianya itu memiliki perbedaan yang signifikan dalam menghasilkan suatu keputusan.
3. Kaizen merupakan konsep Jepang yang berarti perbaikan berkesinambungan. Pendekatan ini hanya dapat berhasil dengan baik apabila disertai dengan usaha sumber daya manusia yang tepat. Untuk mencapai perbaikan berkesinambungan, seorang manajer tidak cukup bila hnaya menerima ide perbaikan, tetapi juga secara aktif mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan perbaikan atau dengan kata lain “never accept the status quo‟.
B. Saran
Demikian makalah ini kami susun dengan kesungguhan, namuntidak menutup kemungkina kami melakukan keslahan dalam penyusuan makalah ini. Oleh karena itu kami meminta bantuan kepada pembaca dam kepada Dosen pngampu untuk mengkoreksi makalah yang kami susun. Terimakasih.
DAFTAR PUSTAKA
Indonesiana, 2019, LAngkah-langkah Manemen Proses dalam Perbaikan. (Onlin), Tersedia di: https://www.indonesiana.id/read/8511/empat-langkah-perbaiki-proses-bisnis. Diakses pada Tanggal 06 Oktober 2019 pukul 13:21 WIB.
Jamari, Dkk. 2015. Perbaikan Proses, Jambi: Universitas Jambi FEB. Vol 2.
Putri, Arisya, 2018, Definisi Mnajemen Proses, (Online). Tersedia di: https://aristysaputri3.wordpress.com/sistem-operasi/manajemen-proses/. DIakses pada Tanggal 05 Oktober 2019 pukul 15:34 WIB.
Salsa. Nabila. 2018, Manajemen Proses dan Proses perbaikan, (Onlin) Tersedia di: https://www.coursehero.com/file/35152553/MANAJEMEN-PROSES-DAN-PERBAIKAN-PROSESdocx/, diakss pada Tanggal 05 Oktober 2019 Pukul 15:33 WIB.
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam perkembangan zaman, dibutuhkan perusahaan yang pintar dalam melihat peluangbisnis yang sedang bersaing sangat ketat seiring perkembangannya. Bagi suatu perusahaan yang menginginkan bisnianya tetap berjalan dan berkompetiss dengan perusaaan lain, makadibutuhkan suatu produk dari perusahaan mereka yang berkualitas, dapat memenuhi kebutuhanpelanggan, dan tidak mengecewakan konsumen. Bagi komsumen , produk yang berkuakitas itu, ialah produk yang bisa digunakan sesuaikebutuhan dan sesuai keinginan, dan sesuai permintaan.
Bagi perusahaan yang tidak jeli dengan permintaan tersebut maka akan berakibat fatal. Karena semakin banyaknya produk yang sejenis yang akan diperodksi dan lebih memperdulikan keinginan para konusmen yang datang. Konsumen yang semakin pintar dalam memilih produk yang akan digunakanya pun biasmembuat perusahaan semakin ketat dalam bersaing .
Semakin ketatnya persaingan yang ada, maka dbutuhkan kualitas yang memadai pada produktersebut, dan perlunya perencanaan kualitas yang baik, serta melakukan perbaikan kualitas secara terus menerus jikakegiatan ini dilakukan atau diterapkan dalam suatu perusahaan, maka perusahaan tersebut bisa menjadi kuat apabila diselingi dengan peduli terhadap pendapat dankeinginan konsumen, kecil kemungkinan perusahaan tersebut tidak bias bersaing di pasar.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah adalah pertanyaan yang akan menjadi suatu pembahasan dalam suatu makalah atau karya tulis ilmuah, berikut adalah rumusan masalah yang akanmnejadi pembahasan pada makalah ini:
a. Apa yang dimaksud dengan definisi manajemen proses dan proses?
b. Apasajakah langkah-langkah perbaikan proses?
c. Bagaimana caranya untuk perbaikan dan pengendalian?
C. Tujuan Masalah
Tujun daripenulisan atau penyusunan malah ini selain dari tugas atau tuntutan dari dosen pengampu juga ada beberapah hal yang ingin dicarai, berikut merupakan tujuan yang terpenting diantaranya:
a. Dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan definisi manajemen proses dan proses
b. Dapat mengetahui apa sajakah langkah-langkah perbaikan proses
c. Dapat mengetahui bagaimana caranya untuk perbaikan dan pengendalian,
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Manajemen Proses dan Proses
Istilah lain untuk proses adalah Task. Proses adalah program yang sedang dieksekusi. Secara fisik proses berisi instruksi dan data, program counter, semua nilai register pemroses, serta stack yang berisi data yang bersifat sementara (temporer) seperti data parameter-parameter rutin, alamat kirim dan variabel-variabel lokal .
Suatu manajeman proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material metode,dan mesin atau peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untukpelanggan. Suatu proses mengkonversi input terukut ke dalam output terukur melalui sejumlahlangkah sekuensial yang terorganisasi.Terdapat empat kelompok orang yang terlibat dalam operasi proses, yaitu :
a. Pelanggan (customers), yaitu orang yang akan menggunakan output secara langsung(disebtu sebagai pelanggan eksternal) atau orang yang akan menggunakan output itusebagai input dalam proses kerja mereka (disebut sebagai pelanggan internal).
b. Kelompok kerja (work group),yaitu orang-orang yang bekerja dalam proses untukmenghasilkan dan menyerahkan output yang diinginkan itu.
c. Pemasok (supplier),yaitu orang yang memberikan input ke proses kerja. Orang-orangyang bekerja dalam proses pada kenyataannya merupakan pelanggan dari pemasok.
d. Pemilik proses (process owner),yaitu orang yang bertanggung jawab untuk operasi dariproses dan untuk perbaikan proses itu.
B. Langkah Langkah Perbaikan Proses
Langkah Perbaikan Proses:
Mendefinisikan masalah proses identifikasi dan dokumentasi proses mengukur performansi memahami mengapa suatu masalah proses terjadi mengembangkan dan menguji ide-ide implementasi solusi dan evaluasi.
Model Manajemen Proses Terstruktur :
Langkah Model manajemen proses terstruktur (Gasperz) sbb:
Identifikasi, Proses, Pemilihan Tim, Penetapan Ruang Lingkup, dan TujuanIdentifikasi Kelemahan. Proses Pengembangan Rekomendasi untuk perbaikan proses Memperoleh persetujuan Pengembangan Rencana KualitasPresentasi Rencana Kualitas Implementasi dan Pemantauan KemajuanPerbaikan Proses .
Perbaikan Kualitas:
Kebutuhan Untuk Perbaikan Penerapan manajemen kualitas padaindustri jasa terdiri dari: Perbaikan yang terus manerus, Perbaikan proses,Rekayasa ulang. proses bisnis yang dilaksanakan melalui : Menilaikemampuan potensial yang ada, Desain ulang proses bisnis Implementasi.Perbaikan pelayan memerlukan komitmen yang tinggi mencakup aspekmanusia ( motivasi ) dan aspek teknologi secara seimbang Perbaikan dilakukan secara terus menerus ( continous development). Proses => integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode & mesin atau peralatan dlm suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan.
Pihak yg terlibat dlm operasi & perbaikan proses:
• Pelanggan.
• Kelompok kerja
• Pemasok
• Pemilik kategori informasi:
o Kebutuhan pelanggan2.
o Feedback
Komponen penting untuk manajemen proses
• Kepemilikan, menugaskan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan perbaikan proses.
• Perencanaan.
• Pengendalian & menjamin efektivitas.
• Pengukuran.
• Perbaikan atau peningkatan.
• Optimisasi.
Langkah Perbaikan Proses
Mendefinisikan masalah proses (identifikasi output, identifikasi pelanggan, definisikebutuhan pelanggan, identifikasi proses yg menghasilkan output, identifikasi pemilik proses). Identifikasi & dokumentasi proses (diagram alir) => sebagai bahan informasi. Mengukur performansi (proses, output, outcome) => mengacu pada harapan pelanggan. Kelompoknya=> pelanggan, pemegang saham, karyawan & masyarakat. Apa sumber variasi (ketidakseragaman dlm sistem)? Preventif & korektif. Mengembangkan & menguji ide-ide => ditujukan langsung pd akar penyebab. Implementasi solusi & evaluasi. Penyebab Timbulnya Variasi Penyebab Utama, faktor-faktor di dalam sistem atau yang melekat pada proses operasi yang menyebabkan timbulnya variasi dalam sistem serta hasil-hasilnya. Diselesaikan dengan perbaikan mendasar pada system yang ada.
Penyebab Khusus, kejadian-kejadian di luar sistem yang mempengaruhi variasi dalam system:
• Diselesaikan dengan menghilangkan sumber variasi.
• Akar penyebab dari variasi & pemborosan di tempat kerja.
• Tata letak pabrik & kantor yg buruk
• Waktu set-up peralatan & mesin yg panjang
• Metode kerja yg tdk standar
• Perencanaan yang buruk
• Peralatan pengukuran yg tdk akurat
• Masalah kualitas material dg pemaso
C. Proses perbaikan dan pengendalian
Kaizen merupakan konsep Jepang yang berarti perbaikan berkesinambungan. Pendekatan ini hanya dapat berhasil dengan baik apabila disertai dengan usaha sumber daya manusia yang tepat. Untuk mencapai perbaikan berkesinambungan, seorang manajer tidak cukup bila hnaya menerima ide perbaikan, tetapi juga secara aktif mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan perbaikan atau dengan kata lain “never accept the status quo‟. Pelaksanaan perbaikan proses berkesinambungan meliputi :
• Penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan.
• Pemilihan dan implementasi pemecahan yang paling efektif dan efisien.
• Evaluasi ulang, standarisasi, dan pengulangan proses.
Pendekatan Perbaikan Berkesinambungan
Untuk mengikuti perubahan lingkungan eksternal, seorang manajer harus mengubah organisasi. Seorang manajer harus selalu melakukan perbaikan yang berkesinambungan yang merupakan usaha konstan untuk mengubah dan membuat sesuatu menjadi lebih baik. Pendekatan TQM terhadap perbaikan berbeda dengan pendekatan tradisional. Beberapa perbedaan pokok diuraikan pada bagian berikut:
Aspek Pendekatan Tradisional TQM
Alasan Fokus pada produk baru, pengembangan, episodik, reaktif terhadap masalah, hanya bila ada masalah besar. Fokus pada sistem yang luas, tidak berakhir proaktif.
Pendekatan respon terhadap kesalahan Trial dan error, hukuman, ketakutan, menyembunyikan, karyawan yang bertanggung jawab. Metode ilmiah pembelajaran, keterbukaan berusaha melakukan perbaikan sistem/proses, manajemen yang bertanggung jawab.
Pengambilan keputusan Tujuan politis dan individu jangka pendek. Tujuan organisasional yang strategis dan jangka panjang.
Peranan manajerial Mengadministrasikan menjaga status Quo. Mengubah status Quo
Wewenang Top-Driven melalui peraturan dan kebijakan. Customer-driver melalui visi dan pemberdayaan.
Fokus Hasil bisnis melalui quota target. Hasil bisnis melalui kemampuan sistem alat dikaitkan dengan hasil.
Control Perencanaan sektor pelaporan pengevaluasian. Belajar statistika mengenai penyebab variasi.
Alat Mendelagasi pada staf dan bawahan. Dimiliki manajer dan dilakukan oleh staf dan bawahan.
1. Alasan ( accasion )
Dalam pendekatan tradisional, perbaikan tidak akan dilakukan jika tidak ada masalah besar. Sedangkan dalam TQM perbaikan dilakukan pada setiap aspek dalam sistem organisasi pada setiap kesempatan, bahkan pada saat tidak ada masalah besar.
2. Pendekatan ( approach )
Dalam pendekatan tradisional, manajer melakukan perbaikan dengan coba-coba (trialand error). Sedangkan dalam TQM manajer menggunakan metode ilmiah untuk mempelajari perubahan yang diusulkan dan akibat yang dapat ditimbulkannya.
3. Respon terhadap kesalahan
Dalam pendekatan tradisional, manajer tidak toleran terhadap sebuah kesalahan dan memandang kesalahan sebagai kegagalan. Sedangkan dalam TQM manajer memandang kesalahan sebagai kesempatan untuk belajar, walaupun pada umumnya kesalahan itu tidak disukai.
4. Perspektif terhadap pengambilan keputusan
Dalam pendekatan tradisional manajer membuat keputusan yang secara politis bermanfaat untuk mencapai tujuan jangka pendek personal. Sedangkan dalam TQM manajer membuat keputusan untuk mendukung tercapainya tujuan strategis.
5. Peranan manajerial
Dalam pendekatan tradisional manajer mengadministrasikan sistem yang ada dan memeliharanya. Sedangkan dalam TQM manajer tertantang untuk melakukan perbaikan strategik untuk memenuhi permintaan dimasa yang akan datang.
6. Wewenang
Dalam pendekatan tradisional, manajer membagikan wewenang dari atas ke bawah melalui peraturan dan kebijakan. Sedangkan dalam TQM manajer puncak masih memegang wewenang. Tetapi dibagikan dengan mengkomunikasikan pandangannya dan memberdayakan para karyawan untuk merealisasikan pandangan tersebut.
7. Fokus
Dalam pendekatan tradisional, manajer berfokus pada perbaikan bisnis melalui penentuan kuota dan target. Sedangkan dalam TQM manajer berfokus pada perbaikan hasil bisnis melalui perbaikan kemampuan sistem.
8. Pengendalian
Dalam pendekatan tradisional, manajer mengendalikan organisasi dengn menghitungkan kinerja individu, memeriksa laporan reguler, dan mengevaluasi kinerja mereka. Sedangkan dalam TQM manajer secara statistik mempelajari variasi untuk memahami penyebab kinerja yang buruk dan mengubah sistem untuk memperbaiki kinerja.
9. Alat
Dalam pendekatan tradisional, manajer mendelegasikan alat untuk memperbaiki pada staf atau bawahan yang memikirkan bagaimana cara untuk mencapai target yang telah ditetapkan. Sedangkan dalam TQM manajer mengasumsikan tanggung jawab sebagai alat untuk melakukan perbaikan yang dilakukan oleh staf atau bawahan.
Struktur Perbaikan Kualitas
Jadi perbaikan kualitas terjadi begitu saja, tetapi di rencanakan dan dilaksanakan secara sistematis dan tahap demi tahap ( step-by-step ). Agar satu organisasi dapat melaksanakan perbaikan berkesinambungan, organisasi tersebut harus terstruktur dengan tepat. Langkah-langkah strukturisasi untuk perbaikan kualitas hidup menurut Josep Juran terdiri atas tiga langkah berikut :
1. Membentuk dewan kualitas
Dewan kualitas bertanggung jawab atas perbaikan berkesinambungan tanggung jawab dasar dewan kualitas adalah untuk mengadakan, mengkoordinasikan dan mengelembagakan perbaikan kualitas tahunan. Dewan kualitas harus melibatkan keputusan dari level eksekutif perusahaan.
2. Menyusun pernyataan tanggung jawab dewan kualitas
Pernyataan tanggung jawab meliputi :
a. Rumusan kebijakan yang berkaitan dengan kualitas.
b. Patok duga dan dimensi yang harus ditetapkan (biaya kualitas rendah, dll).
c. Proses pembentukan tim dan pemilihan proyek.
d. Sumber daya yang dibutuhkan.
e. Implementasi proyek.
f. Ukuran kualitas untuk memantau kemajuan dan melakukan usaha pemantauan.
g. Program penghargaan dan pengakuan yang digunakan.
3. Membangun infrastruktur yang diperlukan
Selain dewan kualitas yang merupakan basis usaha kualitas organisasi, infrastruktur kualitas juga diperlukan untuk mendukung usaha perbaikan yang dilakukan.
Identifikasi Kebutuhan Akan Perbaikan
Organisasi memiliki sumber daya yang sangat terbatas, oleh karena itu harus dioptimalkan dan digunakan untuk menghasilkan manfaat yang paling besar. Cara untuk memperoleh manfaat tersebut adalah meneliti dengan seksama bagian mana yang memerlukan perbaikan. Ada empat strategi yang dapat diterapkan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan perbaikan, yaitu :
1. Menerapkan multi-voting, Multi-voting mencakuo penggunaan teknik brainstroming untuk menyusun daftar proyek perbaikan potensial. Dari daftar tersebut dipilih proyek yang mendapatkan prioritas untuk dilaksanakan.
2. Mengidentifikasikan kebutuhan pelanggan, Pelanggan dilibatkan dalam proses identifikasi kebutuhan akan perbaikan. Kebutuhan dasar pelanggan tersebut dijadikan dasar bagi proyek perbaikan.
3. Mempelajari penggunaan waktu, Strategi ini mempelajari bagaimana proses karyawan memanfaatkan waktunya.
4. Melokalisasikan masalah, Melokalisir masalah adalah membatasi tempat, saat dan jumlah terjadinya suatu masalah. Dengan demikian sumber masalah dapat ditemukan dan diatasi dengan baik.
Proses Perbaikan dan Pengendalian
Proses perbaikan dan pengendalian di bentuk oleh empat building blocks, yaitu input, transformasi output ,dan costo,er value. Setiap output memiliki pelanggan, baik internal maupun eksternal. Manajer bertanggung jawab untuk mengendalikan dan memperbaiki input sistem sebagai faktor penentu output. Elemen dasar dari proses perbaikan dan pengendalian terdiri dari empat tahap:
1. Penetapan standar untuk pengendalian dan perbaikan
Digunakan manajer untuk mengkomsusikan visi dan menetapkan tujuan yang realistis berdasarkan umpan balik mengenai kinerja yang ada.
2. Pengakuan
Dalam tahap ini ditetapkan pengukuran yang tepat dan data yang diperlukan untuk penilaian kinerja.
3. Studi
Manajer menganalisis data dengan menggunakan metode statistic dan alat serta teknik lain untuk mengetahui penyebab penyimpangan. Pendekatan TQM mencari penyebab penyimpangan yang kemudian akan diperbaiki.
4. Tindakan
Tahap ini melakukan tindakan koreksi berdasarkan pengetahuan yang di peroleh dari umpan balik. Tindakan yang di ambil dari masing-masing building block didasarkan pada informasi umpan balik yang di peroleh dari hasil studi. Penerapan pengukuran studi tindakan pada keempat titik merupakan aspek pengendalian kerja yaitu:
• Preliminary control
Preliminary control bersifat preventif untuk menghindari hasil yang tidak diinginkan dan proaktif untuk mencapai hasil yang semakin meningkat. Bagian terpenting dari preliminary control adalah tugas memperbaiki sistem didasarkan pada sumber penyebabnya.
• Concurrent control
Concurrent control dilakukan berdasarkan waktu yang sesungguhnya. Berisi konteks terhadap pekerjaan yang telah dilakukan berkaitan dengan desain dan prosedur. Tindakan koreksi termasuk menyesuaikan setting mesin, pendistribusian kembali waktu dan energi atau perbaikan perilaku.
• Rework control
Rework control diperlukan jika kedua macam pengendalian diatas mengalami kegagalan, sehingga diperlukan pengerjaan ulang terhadap defect dan output yang tidak sesuai target. Terkadang pengerjaan ulang tidak dilakukan karena memerlukan biaya yang terlalu besar.
• Damage Control
Damage Control terjadi jika ketiga pengendalian diatas mengalami kegagalan. Dalam TQM, manajer berusaha untuk mencegah kegagalan dan menjamin kesuksesan di masa yang akan datang dengan upstream control.
Contoh Aktivitas Kaizen
Kaizen merupakann aktivitas harian yang pada prinsipnya memiliki dasar sebagai berikut :
1. Berorientasi pada proses dan hasil.
2. Berpikir secara sistematis pada seluruh proses.
3. Tidak menyalahkan, tetapi terus belajar dari kesalahan yang terjadi di lapangan.
Terdapat 5 aktivitas pokok dalam perbaikan berkesinambungan yakni sebagai berikut :
1. Komunikasi. Komunikasi berguna untuk memberi informasi sebelum, selama dan sesudah dilakukannya usaha perbaikan.
2. Memperbaiki kesalahan yang nyata. Diperlukan penelitian untuk mengidentifikasikan permasalahan dan mengatasinya.
3. Memandang ke hulu. Aktivitas yang dilakukan adalah mencari penyebab suatu masalah dengan menggunakan alat yang dapat memisahkan antara penyebab dan gejala.
4. Dokumentasi masalah dan kemajuan. Dengan dokumentasi masalah dan kemajuan akan memudahkan dalam memecahkan masalah yang sama pada masa mendatang.
5. Memantau perubahan. Kinerja suatu proses perlu dilakukan pemantauan untuk memastikan masalah telah dilakukan perbaikan secara tuntas.
Manajemen Proses dan Strategi Perbaikan Proses
Strategi standar yang biasa digunakan untuk memperbaiki proses secara berkesinambungan adalah sebagai berikut :
1. Menggambarkan proses yang ada
Strategi ini ditempuh untuk menjamin bahwa setiap orang yang terlibat dalam usaha perbaikan proses telah memiliki pemahaman mengenai proses secara mendalam.
2. Membakukan proses
Untuk melakukan perbaikan proses secara berkesinambungan setiap orang yang terlibat dalam operasi harus menggunakan prosedur yang sama.
3. Menghilangkan kesalahan dalam proses
Strategi ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan kesalahan yang sering terjadi dalam operasi suatu proses.
4. Merampingkan proses
Dilaksanakan untuk mengurangi waktu siklus produksi, dan menghapus tahap-tahap yang tidak perlu.
5. Mengurangi sumber-sumber terjadinya variasi
Sumber-sumber ini dapat dilacak berdasarkan perbedaan-perbedaan yang timbul karena faktor manusia,mesin,instrumen pengukuran, material, sumber material, kondisioperasi, dan waktu operasi. Perbedaan antara orang yang berlainan dapat berupa tingkat kemampuan, pelatihan, pendidikan , pengalaman, dan motivasi.
6. Menerapkan pengendalian proses statistikal
Metode pengendaliaan proses statistical (SPC) memungkinkan penghapusan variasi. Dengan demikian proses dapat berjalan dan terpelihara dengan konsisten.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pembahasan mengeani manajemen proses ini memiliki tiga sub pokok yang menjadi tolak ukur pembahasan kali ini. Kesimpulan yang dapat kami tarik dalam penyusunan kali ini sebagai bebrikut:
1. Manajeman proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material metode,dan mesin atau peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untukpelanggan. Suatu proses mengkonversi input terukut ke dalam output terukur melalui sejumlahlangkah sekuensial yang terorganisasi.
2. Langka-langkah dalam memperbaiki proses memiliki dua langkah yaitu langkah perbaikan secara proses dan langkah perbaikan secara kualitas yangmana kdianya itu memiliki perbedaan yang signifikan dalam menghasilkan suatu keputusan.
3. Kaizen merupakan konsep Jepang yang berarti perbaikan berkesinambungan. Pendekatan ini hanya dapat berhasil dengan baik apabila disertai dengan usaha sumber daya manusia yang tepat. Untuk mencapai perbaikan berkesinambungan, seorang manajer tidak cukup bila hnaya menerima ide perbaikan, tetapi juga secara aktif mendorong setiap orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan perbaikan atau dengan kata lain “never accept the status quo‟.
B. Saran
Demikian makalah ini kami susun dengan kesungguhan, namuntidak menutup kemungkina kami melakukan keslahan dalam penyusuan makalah ini. Oleh karena itu kami meminta bantuan kepada pembaca dam kepada Dosen pngampu untuk mengkoreksi makalah yang kami susun. Terimakasih.
DAFTAR PUSTAKA
Indonesiana, 2019, LAngkah-langkah Manemen Proses dalam Perbaikan. (Onlin), Tersedia di: https://www.indonesiana.id/read/8511/empat-langkah-perbaiki-proses-bisnis. Diakses pada Tanggal 06 Oktober 2019 pukul 13:21 WIB.
Jamari, Dkk. 2015. Perbaikan Proses, Jambi: Universitas Jambi FEB. Vol 2.
Putri, Arisya, 2018, Definisi Mnajemen Proses, (Online). Tersedia di: https://aristysaputri3.wordpress.com/sistem-operasi/manajemen-proses/. DIakses pada Tanggal 05 Oktober 2019 pukul 15:34 WIB.
Salsa. Nabila. 2018, Manajemen Proses dan Proses perbaikan, (Onlin) Tersedia di: https://www.coursehero.com/file/35152553/MANAJEMEN-PROSES-DAN-PERBAIKAN-PROSESdocx/, diakss pada Tanggal 05 Oktober 2019 Pukul 15:33 WIB.
Komentar
Posting Komentar