PENAMBAHAN BATAS PROYEK

 
KATA PENGANTAR


Segala puja dan puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah tentang “Penambahan Batas Proyek”. Shalawat serta salam, kami curahkan kepada Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa kita dari zaman Jahiliyah hingga zaman terang benderang seperti sekarang ini.
Makalah ini kami susun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah “Manajemen Proyek” dengan dosen pengampu Rifqi Arief Aminullah, S.E., M.M.  juga sebagai bahan yang dijadikan sebagai materi presentasi kami nanti.
Kami ucapkan terimakasih kepada berbagai pihak yang telah membantu kami dalam menyelesaikan makalah ini baik secara langsung ataupun tidak langsung.
Besar harapan kami bahwa makalah ini dapat bermanfaat bagi kami khususnya dan bagi pembaca umumnya. Kami menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan makalah ini. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik serta saran dari pembaca agar saling mengingatkan bila terjadi kesalahan.

Ciamis, 19 Oktober 2019


Penyusun 
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang Masalah 1
B. Rumusan Masalah 1
C. Tujuan 1
BAB II PEMBAHASAN 2
A. Mendefinisikan pendekatan proyek 2
1. Pendekatan Tradisional 2
2. Pendekatan Agile 2
3. Pendekatan Extreme 3
4. Pendekatan Emertxe 3
B. Menentukan sumber daya yang diperlukan 4
C. Daftar dan evaluasi stakeholder proyek 4
D. Daftar asumsi proyek 7
BAB III KESIMPULAN 9
DAFTAR PUSTAKA 10









BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah
Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini biasanya disebut dengan "triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu dalam menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan. Tantangan selanjutnya adalah bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan.
Untuk mencapai suatu tujuan dari adanya proyek diperlukanlah berbagai macam ikon yang mendukung baik itu daripada sumber daya yang dimiliki dan dibutuhkan dalam manajemen proyek. Manajemen proyek disusun untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud dengan pendekatan proyek?
2. Apa saja sumber daya yang diperlukan dalam manajemen proyek?
3. Apa saja yang menjadi daftar dan evaluasi stakeholder proyek?
4. Apa saja daftar asumsi proyek?
C. Tujuan
Adapun tujuan dalam makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui yang dimaksud dengan pendekatan proyek
2. Untuk mengetahui sumber daya yang diperlukan dalam manajemen proyek
3. Untuk mengetahui  daftar dan evaluasi stakeholder proyek
4. Untuk mengetahui daftar asumsi proyek?
 
BAB II
PEMBAHASAN

A. Mendefinisikan pendekatan proyek
Suatu proyek dapat dikatakan berhasil apabila telah memenuhi tiga aspek utama, yaitu scope (cakupan), cost (biaya), dan time (waktu). Oleh karena itu, untuk dapat memenuhi ketiga aspek tersebut maka muncullah pendekatan-pendekatan yang membantu dalam mengendalikan penggunaan sumber daya dan aktivitas yang dilakukan dalam proyek. Beberapa pendekatan tersebut adalah sebagai berikut.
1. Pendekatan Tradisional

Pendekatan ini berfokus pada proses penyelesaian proyek yang cepat. Pendekatan ini cocok untuk digunakan pada proyek yang memiliki tujuan dan kebutuhan yang jelas dan terdefinisi dengan baik. Pendekatan ini membagi aktivitas proyek ke dalam beberapa fase yang berjalan secara sekuensial, artinya harus dilakukan secara berurutan. Beberapa contoh dari pedekatan tradisional adalah pendekatan waterfall, process-oriented (misalnya PMBOK), dan PRINCE2.
Kelemahan dari pendekatan ini adalah ketidakmampuan dalam menangani perubahan pada kebutuhan yang sering terjadi dalam proses pengerjaan proyek. Meskipun demikian, pendekatan ini masih dapat digunakan dalam pelaksanaan proyek berskala kecil.
2. Pendekatan Agile

Pendekatan agile sangat cocok untuk pengerjaan proyek yang memiliki nilai yang jelas, aktivitas proyek yang bersifat iteratif, dan melibatkan partisipasi klien dalam prosesnya. Pendekatan ini memiliki empat nilai dasar sebagai dasar proses manajemen proyek. Nilai tersebut adalah:
a. Individu dan interaksi daripada proses dan sarana
b. Perangkat lunak yang berfungsi dengan baik dibanding dokumentasi yang komprehensif.
c. Kolaborasi dengan pelanggan/klien dibanding negosiasi kontrak.
d. Memberikan repon terhadap perubahan daripada mengikuti rencana.
Dalam pendekatan agile, perubahan diterima sebagai kondisi yang tidak dapat dihindarkan dalam pengerjaan proyek.
3. Pendekatan Extreme

Manajemen proyek ekstrim (extreme project management) merupakan pendekatan yang cocok untuk mengatur proyek dengan tujuan dan solusi yang kurang jelas, memiliki resiko, perubahan, dan tingkat kegagalan yang tinggi. Pendekatan ini seringkali digunakan untuk mengelola penelitian dan pengembangan proyek. Dalam pendekatan ini, cakupan dalam setiap fase siklus pengerjaan proyek harus disesuaikan sebagai hasil kerjasama antara klien dan tim.
4. Pendekatan Emertxe

Pendekatan emertxe merupakan pendekatan yang cocok untuk mengontrol proyek dengan solusi yang jelas namun memiliki tujuan yang kurang jelas. Artinya bahwa solusi sudah ada namun belum dapat diterapkan dan permasalahan yang akan diselesaikan belum ditemukan. Contohnya adalah adanya teknologi namun penerapannya belum dapat digunakan.
Pemilihan pendekatan yang tepat dapat memaksimalkan kesuksesan dari sebuah proyek. Namun, pemilihan pendekatan yang salah dapat menjadi faktor utama kegagalan dari suatu proyek. Proses pemilihan pendekatan tidak dapat dilakukan secara sembarangan, tetapi harus sesuai dengan karakteristik proyek yang sedang dikerjakan. Salah satu pendekatan dapat dipilih atau dapat menggabungkan beberapa pendekatan sesuai dengan proyek tersebut.
Sasaran untuk proyek pengembangan company profile, adalah memiliki objek yang akan ditampilkan, memilih perencanaan multimedia company profile dan mengembangkan cd company profile. Untuk menyelesaikan sasaran ini diberi waktu sekitar tiga bulan. Untuk membantu memenuhi syarat waktu tiga bulan, pemdekatan potensial untuk membuat company profile bisa berupa:
- Merekrut SDM yang professional di luar organisasi
- Mengumpulkan dokumentasi dan clip art object multimedia
- Melakukan outsourcing untuk beberapa objek atau kegiatan yang diperlukan
Untuk proyek pengembangan diluar company profile sasarannya adalah memilih produk, membuat wawancara video profile, dan membuat aplikasi presentasi company profile.
B. Menentukan sumber daya yang diperlukan
Suatu peran di dalam manajemen proyek mengacu pada tipe kerja yang akan dilakukan oleh sumber daya pada suatu proyek. Dalam organisasi kecil, satu orang mungkin melakukan banyak peran proyek.
Untuk proyek pengembangan company profile, bagian ini mungkin akan tampak sebagai berikut ini:
Sumber Daya Tim
• Project Manager
• Author
• Script Writer
• Storyboard Artist
• Ilustrator
• Animator
• Programmer
• Reporter
• Cameramen
• Fotografer
• Narrator
• Documenter
Ketika seseorang berencana untuk menggunakan sumber daya eksternal untuk proyeknya, akan lebih baik lagi jika ini dicatat dibagian dalam. Sumber daya ini akan membantu meningkatkan semua orang bahwa ada komponen biaya eksternal dan problem potensial berkaitan dengan ketersediaan sumber daya eksternal tersebut.
Apabila mendapat kesulitan dalam memperoleh komitmen dari sumber daya, libatkan mereka dan atau manajemen mereka pada awal proses perencanaan dan kemudian buatlah komitmen tertulis untuk proyek tersebut.
C. Daftar dan evaluasi stakeholder proyek
Stakeholder adalah semua pihak di dalam masyarakat, baik itu individu, komunitas atau kelompok masyarakat, yang memiliki hubungan dan kepentingan terhadap sebuah organisasi/ perusahaan dan isu/ permasalahan yang sedang diangkat. Dalam terjemahan bahasa Indonesia, arti stakeholder adalah pemangku kepentingan atau pihak yang berkepentingan.
Stakeholder adalah bagian penting dari sebuah organisasi yang memiliki peran secara aktif maupun pasif untuk mengembangkan tujuannya. Stakeholder dapat dijumpai dimanapun, terutama dalam kegiatan bisnis sehingga setiap perusahaan tidak lepas dari keberadaan tokoh penting tersebut.
Keberadaan stakeholder dalam kegiatan bisnis akan diperlukan untuk membantu mengembangkan tujuan dari perusahaan tersebut.  Namun, tidak semua stakeholder akan memberikan pengaruh positif terhadap perusahaan
Stakeholder proyek adalah orang-orang yang dipengarughi oleh proyek. Mereka termasuk sponsor proyek, anggota tim dan klien. Dalam proyek yang berhubungan dengan pemerintah, stakeholdernya juga akan meliputi orang-orang yang memberi kewenangan untuk memutuskan pengeluaran, seperti anggota kongres, mayor kota, dewan kota, dan sebagainya.
Mengapa penting untuk memahami stakeholder proyek? Karena orang-orang ini mempunyai “vested-interest” dalam hasil proyek. Mereka perlu diberi informasi tentang kemungkinan proyek dan mungkin mereka mempunyai peran dalam perencanaan dan persetujuan proyek. Dan tentunya mereka juga ingin mendapatkan status proyek yang terbaru.
Adapun input penting pada proses identifikasi Stakeholder adalah:
• Project Charter. Sebagai input pada proses ini, pada project charter terdapat informasi mengenai pihak internal dan external yang terkait dengan proyek seperti sponsor, customer, anggota team, kelompok atau departemen yang berpartisipasi dalam proyek, lainnya.
• Procurement documents. Pada dokumen ini, terdapat informasi mengenai pihak seperti supplier, subkontraktor, dan vendor lainnya yang saat proses ini dimulai adalah berupa kandidat atau calon stakeholder. Jika sudah ada kontrak, maka pihak vendor tersebut sudah menjadi stakeholder proyek.
• Enterprice enviromental factors. Pada faktor ini menjelaskan dampak atau pengaruh proses identifikasi stakeholder seperti budaya dan struktur organisasi, standart industri, peraturan, kecenderungan global, regional, dan local, termasuk kebiasaannya.
• Organizational process assests. Ini juga dapat mempengaruhi proses identifikasi Stakeholder seperti template daftar Stakeholder, Lesson learned pada tahap atau proyek sebelumnya, dan daftar Stakeholder pada proyek sebelumnya.
Dalam melakukan proses ini, terdapat beberapa alat atau teknik yang berguna, yaitu:
• Stakeholder analysis. Merupakan suatu teknik yang sistematis mendapatkan dan menganalisis informasi secara kualitatif dan kuantitatif terhadap Stakeholder. Identifikasi dilakukan pada aspek kepentingan, harapan, dan pengaruh stakeholder terhadap tujuan proyek, termasuk hubungan stakeholder dengan proyek dan dengan stakeholder lainnya. Ini dapat menjadi awal untuk membangun suatu koalisi dan kerjasama potensial untuk meningkatkan peluang kesuksesan proyek. Analisis ini akan dibahas pada bagian selanjutnya.
• Expert judgement. Merupakan teknik untuk meyakinkan identifikasi yang komprehensif. Ini dapat dilakukan oleh Senior management, unit organisasi lain, dan stakeholder inti yang telah teridentifikasi, project manager yang pernah mengerjakan proyek yang serupa, konsultan, dan para profesional terkait.
• Meeting. Merupakan meeing yang secara khusus membahas identifikasi stakeholder.
Hasil dari langkah ini adalah Stakeholder register yang berisi main output, seperti:
• Informasi identifikasi stakeholder. Seperti nama, posisi organisasi, lokasi, peran, dan informasi kontak person.
• Informasi penilaian. Seperti Harapan utama, pengaruh potensial terhadap proyek, fase proyek, dan lainnya.
• Klasifikasi stakeholder. Seperti Internal / external, supporter / netral / resistor, dan lainnya.
• Komunikasi. Seperti media dan cara komunikasi yang dianggap paling sesuai terhadap masing-masing stakeholder.
Dalam mendaftar menjadi stakeholder ada sebagian yang menggunakan bagian terpisah dan ada pula beberapa organisasi yang tidak melakukannya. Sebaliknya, mereka mendaftar stakeholder didalam bagian sumber daya. Ketika menggunakan bagian terpisah, tulis daftar stakeholder nontim saja, sebab anggota tim sudah dimasukkan dalam daftar di bagian sumber daya. Juga, apabila apabila mengenal nama-nama orang, gunakanlah nama, gelar, dan perannya. Jika tidak, tulis dafat perannya dan ingat untuk menambhakan nama spesifik dan gelar.
Stakeholder proyek pengembangan company profile adalah sebagai berikut:
• Sponsor proyek (kemungkinan manajer informasi, marketing atau atasannya)
• Manajemen
• Semua karyawan yang terlibat dalam proses pengembangan company profile
• Supplier
Evaluasi merupakan suatu proses untuk menentukan relevansi, efisiensi, efektivitas dan dampak kegiatan program atau proyek yang sesuai dengan tujuan yang akan dicapai serta sistematis dan objektif. Soekartawi (1999) dalam Fauziah (2007) mengemukakan bahwa dalam menilai keefektifan suatu program atau proyek maka harus melihat pencapaian hasil kegiatan program atau proyek yang sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

D. Daftar asumsi proyek
Kita membuat estimasi biaya dan waktu berdasarkan seperangkat asumsi kita. Dalam rencana proyek, kita menspesifikasikan asumsi-asumsi ini sehingga setiap orang yang terlibat dalam proyek dapat mempertimbangkannya dan menentukan apakah asumsi itu valid atau tidak. Menyusun daftar asumsi seringkali merupakan bagian sulit dalam sebuah perencanaan. Kita selalu membuat asumsi, tetapi kita biasanya tidak menyadarinya. Ini berarti bahwa mungkin kita memerlukan waktu untuk mengenali asumsi dari seseorang atau dari sebuah tim.
Berhati-hatilah agar tidak “berlebihan dalam berasumsi”. Buat daftar asusmi utama yang mungkin berdampak negative terhadap keberhasilan proyek jika asumsi itu ternyata benar. Jangan meyusun daftar asumsi kecil terlalu banyak. Seperti halnya sasaran, setiap proyek mempunyai empat sampai lima asumsi. Jika dalam daftaran lebih daripada itu, kemungkinan orang akan berhenti membaca daftaran tersebut dan atau tidak menanggapinya dengan keseriusan.
Berikut ini adalah asumsi – asumsi proyek secara umum :
• Human resource atau sumber daya manusia sudah tersedia sesuai dengan spesifikasi proyek yang akan dikerjakan.
• Anggota tim proyek adalah SDM profesional yang disewa untuk keperluan proyek.
• Manager proyek adalah personil dari dalam perusahaan itu sendiri.
• Struktur organisasi sudah ditetapkan.
• Pemilik proyek dan manajer proyek sudah ditunjuk/ditetapkan beserta anggota tim proyek.
Satu-satunya pengecualian untuk pengecualian adalah ketika asumsi-asumsi dimasukkan dalam kontrak. Dalam hal ini, bisa mendaftarkan asumsi utama dalam bagian asumsi  dengan menambahkan sedikit kalimat “dan semua asumsi standar lainnya sebagaimana yang didaftar dalam lampiran” dan kemudian membuat lampiran yang berisi asumsi standar tersebut.
Untuk proyek pengembangan company profile, berdasarkan sasaran dan pendekatan yang telah dikemukakan, asumsi-asumsi tersebut mencakup:
• Reporter dan cameramen siap jika diperlukan
• Akan ada paket program yang memenuhi persyaratan proyek
• Infrastruktur komputer yang ada akan mendukung paket software baru
Seperti halnya yang tercatat dalam bagian feasibilitas awal dalam bagian sumber daya, reporter dan cameramen mempunyai banyak komitmen, dan jika tidak siap maka proyek dapat ditunda, jika suatu paket program software tidak ditemukan, pendekatan proyek perlu diubah, yang jelas akan memperpanjang waktu proyek, jika komputer yang sudah ada tidak mendukung system baru, maka akan ada biaya tambahan.
Jika tidak ditemukan fasilitas yang sesuai, proyek akan ditunda atau dijadwalkan ulang. Jika enam pembicara tidak tersedia, mungkin perlu mengurangi pembicaranya yang berarti membatasi jumlah pesertanya. Jika keenam pembicara tidak hadir, mungkin diperlukan biaya tambahan untuk mencari pengganti atau untuk mengantisipasi kemungkinan peserta konferensi meminta uangnya kembali.
Perhatikan dari contoh-contoh ini bahwa asumsi, batasan dan pengecualian adalah sama. Biasanya satu aspek proyek didafatar dalam dua bagian atau lebih dari rencana proyek. Selama faktor itu bisa dimasukkan dalam beberapa bagian rencana, maka masukanlah. Ini akan membantu memastikan bahwa orang yang membaca rencana yang telah dibuat akan mendapatkan gambaran proyek yang lengkap.
Untuk berlatih mendaftar asumsi proyek mulailah dengan daftar asumsi harian sederhana. Misalnya, perencanaan berkendara selama 20 menit ketempat kerja mengasumsikan bahwa kamu dapat dengan cepat menemukan kunci kendaraan, kendaraan bisa berjalan, lampu lalu lintas berfungsi seperti biasanya, dan sebagainya. Setelah itu akan terbiasa melihat asumsi keseharianmu dan kamu akan lebih mudah nantinya dalam menyusun asumsi untuk proyek.
BAB III
KESIMPULAN

Suatu proyek dapat dikatakan berhasil apabila telah memenuhi tiga aspek utama, yaitu scope (cakupan), cost (biaya), dan time (waktu). Oleh karena itu, untuk dapat memenuhi ketiga aspek tersebut maka muncullah pendekatan-pendekatan yang membantu dalam mengendalikan penggunaan sumber daya dan aktivitas yang dilakukan dalam proyek.
Ketika seseorang berencana untuk menggunakan sumber daya eksternal untuk proyeknya, akan lebih baik lagi jika ini dicatat dibagian dalam. Sumber daya ini akan membantu meningkatkan semua orang bahwa ada komponen biaya eksternal dan problem potensial berkaitan dengan ketersediaan sumber daya eksternal tersebut.
Keberadaan stakeholder dalam kegiatan bisnis akan diperlukan untuk membantu mengembangkan tujuan dari perusahaan tersebut.  Namun, tidak semua stakeholder akan memberikan pengaruh positif terhadap perusahaan.
Berhati-hatilah agar tidak “berlebihan dalam berasumsi”. Buat daftar asusmi utama yang mungkin berdampak negative terhadap keberhasilan proyek jika asumsi itu ternyata benar. Jangan meyusun daftar asumsi kecil terlalu banyak. Seperti halnya sasaran, setiap proyek mempunyai empat sampai lima asumsi. Jika dalam daftaran lebih daripada itu, kemungkinan orang akan berhenti membaca daftaran tersebut dan atau tidak menanggapinya dengan keseriusan.

 
DAFTAR PUSTAKA

Toljaga-Nikolic D, Petrovic D, Mihic M. How to Choose the Appropriate Project Management Approach?.2017. University of Belgrade: Serbia.
Ashari. 2011. Manajemen Proyek. Bandung: POLBAN